Vereinbarung über die Zusammenarbeit im Bereich "Robot Process
Vereinbarung über die Zusammenarbeit im Bereich „Robot Process Automation zwischen der Verbandsgemeinde Wittlich-Land, der Verbandsgemeinde Traben- Trarbach und der Stadtverwaltung Wittlich
Präambel
Die Verbandsgemeinde Wittlich-Land, die Verbandsgemeinde Traben-Trarbach und die Stadt Wittlich (nachfolgend „die Parteien"), streben eine enge Zusammenarbeit im Bereich der „Robot Process Automation" (RPA) an, um Effizienzsteigerungen und Automatisierungspotenziale optimal zu nutzen. Diese Vereinbarung regelt auf der Grundlage von §§ 12, 13 des Landesgesetzes über die kommunale Zusammenarbeit (KomZG) die rechtlichen Rahmenbedingungen der Kooperation sowie den internen Mittelausgleich.
§ 1 Gegenstand der Vereinbarung
(1) Die Parteien vereinbaren eine Zusammenarbeit zur Implementierung und Weiterentwicklung von RPA-Technologien in ihren Verwaltungsprozessen.
(2) Ziel ist die Optimierung der Arbeitsabläufe, die Reduktion manueller Tätigkeiten sowie die Erhöhung der Effizienz und Qualität der Verwaltungsprozesse.
(3) Die Verwaltungsoptimierung durch softwarebasierte Prozessoptimierung (RPA) zur Begegnung des Fachkräftemangels stellt einen gewichtigen Mehrwehrt für diese drei Verwaltungen dar.
(4) Die Parteien verpflichten sich zum Austausch von Wissen und Ressourcen auf einer transparenten und koordinierten Basis.
§ 2 Verantwortlichkeiten der Parteien
(1) Jede Partei benennt eine verantwortliche Ansprechperson für die operative Umsetzung der RPA-Projekte.
(2) Die Parteien verpflichten sich, relevante Daten und Erkenntnisse auszutauschen, um die Weiterentwicklung der Automatisierungslösungen zu gewährleisten.
(3) Entscheidungen zur Weiterentwicklung der RPA-Technologien werden im Rahmen eines gemeinsamen Steuerungsgremiums / Arbeitskreises getroffen.
(4) Die Durchführung der Bearbeitung der Zuweisungen sowie die Erstellung der Abrechnung und des Verwendungsnachweises obliegen der Verbandsgemeinde Wittlich-Land.
§ 3 Interner Mittelausgleich
(1) Die Parteien vereinbaren einen internen finanziellen Ausgleich zu gleichen Teilen zwischen der Verbandsgemeinde Wittlich-Land, der Verbandsgemeinde Traben-Trarbach und der Stadt Wittlich.
(2) Die Mittel werden für die Entwicklung, Implementierung und Wartung der RPA-Technologien verwendet.
(3) Die finanzielle Abwicklung erfolgt gemäß den geltenden haushaltsrechtlichen Vorgaben und wird regelmäßig durch das Steuerungsgremium / Arbeitskreis überprüft.
§ 4 Datenschutz und Sicherheit
(1) Alle Parteien verpflichten sich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften gemäß DSGVO und den nationalen Datenschutzgesetzen.
(2) Die Parteien gewährleisten eine sichere Verarbeitung der im Rahmen der RPA-Anwendungen genutzten Daten.
(3) Eine Weitergabe von sensiblen Daten an Dritte erfolgt ausschließlich im Einklang mit den geltenden rechtlichen Bestimmungen.
§ 5 Laufzeit und Kündigung
(1) Diese Vereinbarung tritt mit letzter öffentlichen Bekanntmachtung aller IKZ-Teilnehmer in Kraft und gilt zunächst für eine Laufzeit von fünf Jahren.
(2) Eine Kündigung der Vereinbarung ist mit einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahres möglich.
(3) Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform und der Zustimmung aller Parteien
§ 6 Schlussbestimmungen
(1) Diese Vereinbarung stellt die vollständige Regelung der Zusammenarbeit im Bereich der Robot Process Automation dar und ersetzt alle vorherigen mündlichen oder schriftlichen Absprachen zu diesem Thema.
(2) Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung unwirksam sein oder werden, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
(3) Streitigkeiten aus dieser Vereinbarung werden im gemeinsamen Dialog beigelegt. Sollte keine Einigung erzielt werden, findet ein Schlichtungsverfahren zwischen den Parteien statt.
Genehmigungsvermerk:
Die vorstehende Zweckvereinbarung zwischen der Verbandsgemeinde Wittlich-Land, der Verbandsgemeinde Traben-Trarbach und der Stadt Wittlich über die Zusammenarbeit im Bereich „Robotic Process Automation" wird hiermit gemäß § 12 Abs. 2 Landesgesetz über die kommunale Zusammenarbeit vom 22.12.1982 (GVBl. 1982, 476), zuletzt geändert durch Artikel 14 des Gesetzes vom 02.03.2017 (GVBl. S. 21), genehmigt.