Auszug aus der Niederschrift

über die öffentliche/nicht öffentliche Sitzung des Verbandsgemeinderates Ulmen

Anwesend waren:

Bürgermeister

Herr Bürgermeister Alfred Steimers

1. Beigeordneter

Herr Karl-Josef Fischer

Beigeordnete(r)

Herr Thomas Kerpen

Herr Heinz-Werner Hendges

Die Mitglieder des Verbandsgemeinderates:

SPD

Frau Marita Benz

Herr Lothar Friedrich

Herr Bernhard Rodenkirch

Herr Frank Steimers

Herr Günther Wagner

CDU/FWG Büchel e.V.

Frau Jennifer Bober

Frau Sarah Dorfner

Herr Walter Hammes

Frau Sandra Hendges-Steffens

Herr Friedhelm Justen

Herr Alois Keßeler

Herr Stephan Keßeler

Herr Klaus Kutscheid

Frau Roswitha Lescher

Herr Thorsten Lescher

Herr Andreas Peifer

Frau Bettina Pellio

Herr Uwe Schaaf

Herr Arno Zillgen

FWG der Verbandsgemeinde Ulmen e. V.

Herr Michael Mais

Herr Berthold Schäfer

Herr Rudolf Schneiders

Herr Hubert Willems

Ortsbürgermeister/bzw. deren Vertreter:

Herr Christian Arnold

Herr Walter Brauns

Herr Karl-Heinz Heinz  — 1. Beigeordneter Beuren

Herr Peter Jahnen

Herr Gerhard Klapperich —  1. Beigeordneter Gillenbeuren

Herr Wilfried Linden

Herr Gerhard Müller

Herr Winfried Müller  — 1. Beigeordneter Büchel

Herr Helmut Römer

Herr Wolfgang Schmitz  — 1. Beigeordneter Wollmerath

Herr Otto Schneiders

Herr Günter Welter

Protokollführerin

Frau Daniela Saxler

von der Verwaltung

Herr Oliver Gilles

Herr Philipp Reiz

Herr Markus Schreiber

Frau Tanja Schug

Herr Torsten Steffgen

Herr Stefan Thomas

Gäste

Herr Fabian Franzen —  zu TOP 2

Abwesend waren:

Es fehlten entschuldigt

Herr Paul Haubrichs

Herr Thomas Klein

Herr Ulrich Laux

Herr Tino Pfitzner

Herr Edwin Scheid

Herr Michael Schneider

Frau Edeltrud Schuhmacher

Herr Werner Traßer

Gegen Form und Frist der Einladung wurden keine Bedenken erhoben.

Es wurde jedoch gefragt, warum es keine Haupt- und Finanzausschusssitzung gegeben hat. Bürgermeister Steimers erklärte, dass die Themen direkt vom Verbandsgemeinderat beraten und beschlossen werden können. Die vielen Nachträge haben sich ergeben, da zum Zeitpunkt der Einladung die Themen noch nicht ersichtlich waren.

Vor Eintritt in die Tagesordnung wurde diese um folgende Punkte erweitert:

Abstimmungsergebnis: -einstimmig-

Tagesordnung:

Öffentlicher Teil

TOP 1: Einwohnerfragestunde gemäß § 16 a Gemeindeordnung

Es wurde eine Frage zu der Veröffentlichung zu dem Besuch des Abgeordneten Herrn Bröhr gestellt. Herr Steimers erklärte, dass alle Abgeordneten, egal welcher Partei sie zugehörig sind, die gleiche Veröffentlichung im Vulkanecho erhalten.

TOP 2: Sachstandsbericht zur Digitalisierung/Onlinezugangsgesetz (OZG)

Sachverhalt:

Das im Dezember 2022 ausgelaufene Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) verpflichtete Bund, Länder und Kommunen ihre Verwaltungsleistungen auch digital über Verwaltungsportale anzubieten.

Herr Fabian Franzen berichtet in diesem Zusammenhang über den aktuellen Sachstand der bisher digitalisierten Prozesse sowie das weitere Vorgehen in Bezug auf das Nachfolgegesetz OZG 2.0.

Darüber hinaus geht er auf die Umsetzung im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit der vier Verbandsgemeinden ein.

Beschluss:

- Kenntnisnahme -

TOP 3: Nachwahl eines stellv. Mitgliedes für den Tourismusausschuss

Sachverhalt:

Gem. § 2 der Hauptsatzung bildet der Verbandsgemeinderat einen Tourismusausschuss, bestehend aus 8 Mitgliedern und je 8 Stellvertretern.

Da Herr Rudolf Steffes-Tun am 02.12.2022 verstorben ist, ist ein Nachfolger für den Tourismusausschuss zu wählen.

Ein Personalvorschlag für die Nachwahl eines Ausschussmitgliedes wird zur Sitzung vorgelegt.

Die derzeitige Zusammensetzung des Tourismusausschusses ist als Anlage beigefügt.

Beschluss:

1. Der Verbandsgemeinderat beschließt zunächst die nachfolgende Wahl in offener Abstimmung durchzuführen.

Abstimmungsergebnis: -einstimmig-

2. Vorgeschlagen als stellv. Mitglied für den Tourismusausschuss und gewählt wurde:

Frau Anja Jegen

(Das Stimmrecht von Herrn Bürgermeister Alfred Steimers als Vorsitzendem ruht gem. § 36 Abs. 3 GemO.)

Abstimmungsergebnis:

Ja 23, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0

TOP 4: Unterrichtung des Verbandsgemeinderates gem. § 119 Abs. 3 Landesbeamtengesetz über Nebentätigkeiten und Ehrenämter des Bürgermeisters und hierzu erzielte Einkünfte

Sachverhalt:

Seit der Novellierung des beamtenrechtlichen Nebentätigkeitsrechts sind Kommunalbeamte auf Zeit gemäß § 119 Abs. 3 Landesbeamtengesetztes Rheinland-Pfalz verpflichtet, bis zum 01.04. eines jeden Kalenderjahres die Vertretungskörperschaft in einer öffentlichen Sitzung über Art und Umfang ihrer innerhalb und außerhalb des öffentlichen Dienstes ausgeübten Nebentätigkeiten und Ehrenämter, sowie über die Höhe der dadurch erzielten Vergütungen im vergangenen Jahr zu unterrichten.

Die Verpflichtung gilt bei außerhalb des öffentlichen Dienstes ausgeübten Nebentätigkeiten und Ehrenämtern nur dann, wenn ein Bezug zum Hauptamt besteht.

Folgende Auflistung von Nebentätigkeiten bzw. Ehrenämtern von Bürgermeister Alfred Steimers wird dem Verbandsgemeinderat für das Kalenderjahr 2022 bekannt gegeben:

Die Nebentätigkeiten im privaten Bereich erzielten Vergütungen und Sitzungsgelder unterliegen nicht der Ablieferungspflicht.

Die dargestellten Tätigkeiten sind bei der Kreisverwaltung Cochem-Zell als Nebentätigkeiten/ Ehrenämter angezeigt und, soweit erforderlich, durch diese genehmigt, ebenfalls für das Kalenderjahr 2023.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

keine Auswirkungen

Kenntnisnahme:

Der Verbandsgemeinderat nimmt die Unterrichtung über die Nebentätigkeiten bzw. Ehrenämter von Bürgermeister Alfred Steimers zur Kenntnis.

TOP 5: Bekanntgabe einer Eilentscheidung für die Wiederherstellung des Bachbettes am Odengraben in Beuren

Das Bachbett des Odengrabens ist derzeit durch Baumfällarbeiten freigelegt und zugänglich. Im Herbst wird dort wieder aufgeforstet. Daher mussten die Arbeiten am Odengraben aus naturschutzrechtlichen Belangen bis Ende Februar vollzogen werden.

Zudem war Gefahr in Vollzug in Teilbereichen der betroffenen Infrastruktur des Abwasserwerks, der Ortsgemeinde und der Fernleitungs-Betriebs-Gesellschaft (FBG). Das Bachbett ist bereits massiv ausgespült und teilweise sind Erdrutsche zu sehen. Starkregenereignisse würden den Graben zukünftig sonst enorm vergrößern.

Der Auftrag wurde an die Firma Wallebohr Tiefbau GmbH zu einer Auftragssumme in Höhe von brutto 24.708,96 € vergeben.

Die Firma Wallebohr Tiefbau GmbH ist unser Rahmenvertragspartner und konnte auf dieser Grundlage ein Angebot abgeben. Zudem war die Firma direkt bereit die Arbeiten aufzunehmen, um das Projekt bis Ende Februar abzuschließen.

Der Verbandsgemeinderat nimmt die Ausführungen zur Kenntnis.

TOP 6: Beratung und Beschlussfassung über die Erweiterung des Feuerwehrgerätehauses in Kennfus

Sachverhalt:

Das Feuerwehrgerätehaus in Kennfus wird derzeit im Rahmen von Eigenleistungen der Ortsgemeinde erweitert. Im Rahmen dessen ist die Lieferung und Montage eines Klimagerätes für die Beheizung des Gebäudes erforderlich.

Die Bauabteilung der Verbandsgemeindeverwaltung Ulmen wird beauftragt, die Arbeiten beschränkt auszuschreiben.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Haushalt 2023 stehen bei der Buchungsstelle 12600-096000-226-2 Mittel in Höhe von 15.000,00 € zur Verfügung.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat beschließt, die Arbeiten beschränkt auszuschreiben und ermächtigt den Bürgermeister im Benehmen mit dem Ältestenrat den Auftrag an die wirtschaftlich mindestbietende Firma zu erteilen.

Abstimmungsergebnis:

Ja 24, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0

TOP 7: Beratung und Beschlussfassung über die Sanierung der Sporthalle der Schule Lutzerath

Sachverhalt:

Die Sporthalle am Schulstandort Lutzerath ist dringend sanierungsbedürftig. Neben der gesamten Gebäudehülle, bestehend aus Dach, Fassade und Fenstern (Dach ist undicht und nicht mehr reparabel, Fassade ist ungedämmt, alte und undichte Fenster etc.) sind auch die gesamte Sanitärinstallation insbesondere der Duschen und WC‘s, die Heizungsanlage sowie der Hallenboden und die Hallendecke stark sanierungsbedürftig.

Im Hinblick auf die voraussichtlichen Baukosten wird der Schwellenwert für die Vergabe von Planungsleistungen in Höhe von derzeit 215.000,00 € netto überschritten.

Für die Vergaben von freiberuflichen Leistungen ab oder über den EU-Schwellenwert müssen öffentliche Auftraggeber zwingend ein Vergabeverfahren nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durchführen. Die diesbezügliche Einhaltung des Vergaberechtes ist zudem Auflage des Förderbescheides.

Für die EU-wiete Ausschreibung der Planungsleistungen soll eine externe Vergabeberatungsstelle / Kanzlei hinzugezogen werden. Die Vergabestelle der VG Ulmen wird beauftragt, bei drei Vergabeberatungsstellen / Kanzleien Angebote bezüglich der Ausschreibung der Planungsleistungen anzufordern.

Die Maßnahme wurde bereits zur Förderung „Goldener Plan“ angemeldet. Nach Rückmeldung der Kreisverwaltung wurde eine Förderung für 2024 in Aussicht gestellt. Ein Förderantrag ist bist 15.11.2023 einzureichen.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Haushalt 2023 sind bei der Buchungsstelle 21603-096000-230-2 (Turnhalle Lutzerath) Mittel in Höhe von 50.000,00 € vorgesehen.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat stimmt einer Sanierung der Sporthalle zu. Die Vergabestelle soll für die Ausschreibung der Planungsleistungen entsprechende Angebote einholen. Des Weiteren wird der Bürgermeister im Benehmen mit dem Ältestenrat ermächtigt, den Auftrag zu vergeben. Eine frühzeitige Beteiligung der Ausschüsse soll erfolgen.

Abstimmungsergebnis:

Ja 24, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0

TOP 8: Finanzielle Unterstützung des Frauennotruf Koblenz e.V.

Sachverhalt:

Der Frauennotruf Koblenz e.V. ist ein gemeinnütziger Verein, der eine Fach- und Beratungsstelle unterhält, um über das Ausmaß, die Folgen und die Ursachen sexualisierter Gewalt gegenüber Frauen und Mädchen zu beraten und zu informieren.

Im Jahr 2021 haben 117 Frauen und Mädchen aus dem Kreis Cochem-Zell die Beratungsstelle aufgesucht.

Um den Frauennotruf finanziell zu unterstützen, haben sich die Bürgermeister auf der Sitzung der hauptamtlichen Bürgermeister mit Landrat Schnur beraten und ausgetauscht. Die Verbandsgemeinde Kaisersesch hat dort mitgeteilt, dass sie für die Organisation jährlich eine finanzielle Unterstützung in Höhe von 500,00 € zahlt.

Es wurde angeregt, dass alle Verbandsgemeinden den Frauennotruf Koblenz e.V. mit dem gleichen Betrag unterstützen.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Haushaltsmittel stehen unter der Buchungsstelle 11401-564200 zur Verfügung.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat beschließt die Arbeit der Beratungsstelle Frauennotruf Koblenz e.V. jährlich mit einem Betrag in Höhe von 500,00 € zu unterstützen.

Abstimmungsergebnis:

Ja 24, Nein 0, Enthaltung,0 Befangen 0

TOP 9: Bekanntgabe einer Eilentscheidung über den Auftrag zur Lieferung und Installation eines Atemluftkompressors

Sachverhalt:

Die planmäßige Ersatzbeschaffung für den über 40 Jahre alten Atemluftkompressor stand für 2023 an. Haushaltsmittel in Höhe von 40.000,00 € wurden im Haushalt 2023 vorgesehen. Der Kompressor hatte aufgrund seines Alters, der Betriebsstunden und dem damit verbundenen Verschleiß bereits an Leistung verloren.

Einsatzbedingt wurde der Kompressor über das übliche Maß hinaus beansprucht (unter anderem beim letzten Großbrand in Lütz), die Fülleistung war rapide gesunken und der erforderliche Enddruck wurde erst nach langer Laufzeit erreicht. Um gewährleisten zu können, dass die Atemschutzgeräte für unsere Feuerwehrleute im Einsatzfall zur Verfügung stehen war eine sofortige Auftragsvergabe zur Lieferung eines Atemluftkompressors erforderlich.

Es erfolgten Preisanfragen bei drei Firmen. Der Auftrag wurde nach Abstimmung mit den Beigeordneten an die mindestfordernde Firma Franz Josef Fischer Feuerwehr- und Sicherheitstechnik zur Angebotssumme von 26.542,00 € vergeben.

TOP 10: Beratung und Beschlussfassung über die Erstellung von Hochwasser- und Starkregenvorsorgekonzepten für alle Gemeinden in der Verbandsgemeinde Ulmen - Festlegung der weiteren Vorgehensweise

Sachverhalt:

Der Verbandsgemeinderat hat in seiner Sitzung am 30.11.2022 u. a. der Beauftragung eines Ingenieurbüros zur Erstellung der Hochwasser- und Starkregevorsorgekonzepte für alle Gemeinden zugestimmt.

Zwischenzeitlich fand eine Abstimmung zur Festlegung der weiteren Vorgehensweise mit einer Vertreterin des Kompetenzzentrum Hochwasservorsorge und Hochwasserrisiko-management (KHH) der SGD Nord statt.

Seitens des KHH wurde empfohlen, die Erstellung der Konzepte aus vergaberechtlichen Gründen nicht für alle Gemeinden komplett auszuschreiben. Darüber hinaus wäre es nicht möglich, zeitgleich ein Konzept für alle Gemeinden zu erstellen, weil sehr viele Besprechungen, Ortstermine und Bürgerbeteiligungen notwendig wären. Vielmehr sei es angebracht, zunächst den Auftrag zur Erstellung der Konzepte für max. 8 bis 10 Gemeinden, je nach Größe der Gemeinde, zu erteilen. Es wird damit gerechnet, dass der Auftrag durch den reduzierten Arbeitsumfang für die sehr stark ausgelasteten Ingenieurbüros deutlich interessanter wird.

Das Ingenieurbüro ProAqua GmbH aus Aachen erstellte im Jahr 2020 im Auftrag des Informations- und Beratungszentrum Hochwasservorsorge Rheinland-Pfalz (IBH) ein Informationspaket mit Hochwassergefahrenkarten für die Verbandsgemeinde Ulmen. Auf der Grundlage der damaligen Gefährdungseinschätzung und regionalen Gesichtspunkten hat die Verwaltung eine Prioritätenliste erstellt, um festzulegen, in welcher Reihenfolge die Konzepte erarbeitet werden könnten:

1. Gruppe: Ortsgemeinden Alflen, Auderath, Bad Bertrich, Büchel, Gevenich, Gillenbeuren, Schmitt und Weiler

2. Gruppe: Ortsgemeinden Beuren, Filz, Kliding, Lutzerath, Urschmitt, Wagenhausen, Wollmerath sowie die Stadt Ulmen

Die Bearbeitungsdauer für die Erstellung der Konzepte pro Gruppe wird voraussichtlich mindestens ein Jahr dauern.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Haushalt 2023 der Verbandsgemeinde Ulmen stehen Mittel für diesen Zweck unter der Buchungsstelle 55200-096000-233-3 zur Verfügung. Das Land Rheinland-Pfalz gewährt eine Förderung in Höhe von bis zu 90 % der Kosten.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat beschließt, die Hochwasser- und Starkregenvorsorgekonzepte in der von der Verwaltung vorgeschlagenen Reihenfolge erarbeiten zu lassen.

Abstimmungsergebnis:

Ja 24, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0

TOP 11: Auftragsvergabe zur Öffnung von Verdachtspunkten zur Kampfmittelüberprüfung für das interkommunale Gewerbegebiet in Alflen

Sachverhalt:

Die Ortsgemeinde Alflen führt derzeit das Verfahren zur Aufstellung des Bebauungsplanes „Gewerbepark“ für das interkommunale Gewerbegebiet durch.

Bei der Auswertung der bereits vorhandenen Daten aus der Prospektion wurden 112 Anomalien identifiziert, die zur Erlangung der Freigabebescheinigung geöffnet und auf das Vorhandensein von Kampfmitteln überprüft müssen.

Ein entsprechendes Angebot zur Öffnung der Verdachtspunkte ist als nicht-öffentliche Anlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Unter der Buchungsstelle 57100-541440 stehen keine Haushaltsmittel mehr zur Verfügung.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat beschließt, den Auftrag für die Öffnung der Verdachtspunkte zur Kampfmitteluntersuchung auf Grundlage des vorliegenden Angebotes an die Firma GfLK GmbH zu vergeben.

Abstimmungsergebnis:

Ja 24 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

TOP 12: Beratung und Beschlussfassung über die Anschaffung eines Stromerzeugers für die Realschule Plus in Lutzerath

Sachverhalt:

Um im Falle es länger andauernden Stromausfalles gewappnet zu sein, wird in der Verwaltung eine Strategie entwickelt, diese hoffentlich nicht eintretende Krise zu bewältigen.

Hierzu soll u.a. in der Schule Lutzerath eine Wärmeinsel eingerichtet werden.

Erforderlich hierzu ist die Anschaffung eines Stromerzeugers.

Die Firma Johann Energie, Darscheid hat hier ein Angebot vorgelegt.

Hier wird ein Aggregat der Firma John Deere (s. Anlage) angeboten.

Die Lieferzeit beträgt ca. 2 Monate.

Mit dem Aggregat wird eine Stromversorgung der gesamten Schule, einschl. Turnhalle, sowie den darin befindlichen Küchen und der Mensa sichergestellt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Entsprechende Mittel sind im Haushalt einzustellen.

Beschluss:

Der Auftrag zur Lieferung eines Aggregates für die Realschule Plus in Lutzerath

soll, gem. Angebot vom 15.03.2023 an die Firma Johann, Darscheid erteilt werden.

Abstimmungsergebnis:

Ja 24, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0

TOP 13: Beratung und Beschlussfassung über die Vergabe von Planungsleistungen für die Neugestaltung des Schulhofes zum „Forscherhof“ der Burg-Grundschule Ulmen

Sachverhalt:

In seiner Sitzung vom 29.06.2022 hat der Verbandsgemeinderat der Neugestaltung des Schulhofes der Burg-Grundschule Ulmen zum „Forscherhof“ zugestimmt.

Die Vergabestelle hat die Planungsleistungen für die Leistungsphasen 5-9 ausgeschrieben. Die 1. Submission fand am 08.03.2023 statt. Diese musste aufgehoben werden, da der einzige Bieter nicht alle geforderten Unterlagen eingereicht hat. Die Submission der erneuten Ausschreibung fand am 21.03.2023 statt.

Folgende 3 Planungsbüros wurden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Lediglich das Büro Forschungsstelle für Frei- und Spielraumplanung (FFS) aus Hohenahr hat ein Angebot mit einer Angebotssumme von brutto 50.775,49 € abgegeben.

Der Vergabevermerk ist als nicht öffentliche Anlage der Sitzungsvorlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Haushalt 2023 sind bei der Buchungsstelle 950-21102-096000-206-2 Mittel in Höhe von 410.000,00 € eingestellt.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat beschließt, die Planungsauftrag für die Leistungsphasen 5-9 an das Büro Forschungsstelle für Frei- und Spielraumplanung (FFS) aus Hohenahr zu einer Auftragssumme von brutto 50.775,49 € zu erteilen. Der Vertrag soll als Stufenvertrag geschlossen werden.

Abstimmungsergebnis:

Ja 24, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0

TOP 14: Mitteilungen

Folgende Mitteilungen wurden bekannt gegeben:

Nicht öffentlicher Teil

TOP 15: Mitteilungen

Es wurden keine Mitteilungen bekannt gegeben.