Auszug aus der Niederschrift

über die öffentliche/nicht öffentliche Sitzung des Verbandsgemeinderates Ulmen

Anwesend waren:

Gegen Form und Frist der Einladung wurden keine Bedenken erhoben.

Vor Eintritt in die Tagesordnung wurde Tagesordnungspunkt 14 „Bekanntgabe der Jahresabschlüsse der Wirtschaftsjahre 2021 - 2024 der Projektentwicklungsgesellschaft Vulkaneifel Ulmen mbH“ von der Tagesordnung abgesetzt.

Abstimmungsergebnis: 25 Ja, 0 Nein, 0 Enthaltungen

Tagesordnung:

Öffentlicher Teil

Nicht öffentlicher Teil

Öffentlicher Teil

Es wurden keine Fragen gestellt.

Sachverhalt:

Da Herr Karl-Josef Fischer am 05.04.2026 verstorben ist, wurde ein Nachfolger in den Verbandsgemeinderat Ulmen berufen.

Auf Grund des Ergebnisses der Wahl des Verbandsgemeinderates vom 09.06.2024 wurde Herr Walter Hammes als Nachfolger in den Verbandsgemeinderat berufen. Herr Hammes hat die Berufung in den Verbandsgemeinderat angenommen und ist nunmehr noch gem. § 30 Abs. 2 Gemeindeordnung (GemO) in öffentlicher Sitzung durch die Bürgermeisterin per Handschlag zu verpflichten.

Kenntnisnahme:

Bürgermeisterin Sandra Hendges-Steffens verpflichtete in der Sitzung

Herrn Walter Hammes per Handschlag auf die gewissenhafte Erfüllung seiner Pflichten als Ratsmitglied.

Herr André Stuber, Regionalreferent für die Region Rhein-Mosel-Eifel, informierte in der Sitzung des Verbandsgemeinderates über das Beratungs- und Unterstützungsangebot der Energie- und Klimaschutzagentur Rheinland-Pfalz.

Die Informationen wurden im Rahmen der Sitzung in einer Präsentation vorgestellt.

Darüber hinaus bestand die Möglichkeit allgemeine Fragen zu dem Thema „Kommunale Wärmeplanung“ zu stellen.

Herr André Stuber stellte die Energie- und Klimaschutzagentur Rheinland-Pfalz vor. Bei der Institution gehe es darum, eine Schnittstelle zwischen Kommunen und Land zu schaffen. Die dortigen Mitarbeiter dienen als Ansprechpartner für die Kommunen und sollen diese unterstützen. Folgende Themengebiete wurden vorgestellt:

• Nahwärme
• Kommunale Wärmeplanung
• Gebäudeenergieeffizienz
• Förderungsunterstützung
• Lotsenstelle für alternative Antriebe (inkl. Förderberatung)
• Kommunales Energiemanagement
• Kommunaler Ausbau der erneuerbaren Energien (inkl. Speicher)
• Klimaschutz in der Bauleitplanung mit der Möglichkeit zur Erstellung einer individualisierten Bauherrenbroschüre

Sachverhalt:

Am 01.01.2024 wurde mit dem Gesetz für die Wärmeplanung und zur Dekarbonisierung der Wärmenetze (Wärmeplanungsgesetz – WPG) die gesetzliche Grundlage für die Einführung einer flächendeckenden Wärmeplanung in Deutschland geschaffen. Mit dem am 26.04.2025 in Kraft getretenen rheinland-pfälzischen Ausführungsgesetz zum Wärmeplanungsgesetz (AGWPG) wurde die bundesweite Pflicht zur kommunalen Wärmeplanung auf Landesebene umgesetzt. Nach dem AGWPG sind die Verbandsgemeinden planungsverantwortliche Stelle. Diese führen die Wärmeplanung als Pflichtaufgabe der Selbstverwaltung durch.

Die Verbandsgemeinderäte im Kreis Cochem-Zell hatten Ende 2023 die Teilnahme an einer gemeindeübergreifenden Wärmeplanung beschlossen und eine entsprechende Förderantragstellung avisiert. Diese Initiative basierte jedoch auf der zwischenzeitlich entfallenen Förderkulisse nach der Kommunalrichtlinie. Bei der Besprechung der hauptamtlichen Bürgermeister mit der Landrätin am 12. November 2025 wurde sich darauf verständigt, dass jede Verbandsgemeinde die Ausschreibung der Leistungen und die kommunale Wärmeplanung eigenständig und in eigener Verantwortung durchführt.

Die Wärmeplanung ist bis spätestens zum 30.06.2028 fertigzustellen und dem zuständigen Ministerium anzuzeigen. Der Wärmeplan wird von den jeweiligen Räten der planungsverantwortlichen Stellen beschlossen. Nach Fertigstellung ist der Wärmeplan auf der Internetseite der planungsverantwortlichen Stelle zu veröffentlichen. Damit wird dem eigentlichen Wesen der Wärmeplanung als Angelegenheit der örtlichen Gemeinschaft Rechnung getragen. Gemeindegebiet im Sinne des AGWPG sind im Falle der Verbandsgemeinden die einzelnen Ortsgemeinden und nicht das der gesamten Verbandsgemeinde.

Die planungsverantwortliche Stelle ist gemäß § 25 WPG verpflichtet, den Wärmeplan spätestens alle fünf Jahre zu überprüfen und die Fortschritte bei der Umsetzung der ermittelten Strategien und Maßnahmen zu überwachen. Bei Bedarf ist der Wärmeplan zu überarbeiten und zu aktualisieren.

Der nachstehende Beschluss gemäß § 13 Absatz 1 Nummer 1 WPG ist die Grundlage für die Durchführung der Wärmeplanung in der Verbandsgemeinde Ulmen.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Haushalt 2026 sind unter der Buchungsstelle 51100-096000-260-2 Ausgaben in Höhe von 60.000 Euro für die Erstellung der kommunalen Wärmeplanung vorgesehen.

Das Land Rheinland-Pfalz gewährt ab dem Jahr 2025 über vier Jahre insgesamt 114.992 Euro für den zusätzlichen personellen Aufwand innerhalb der Verwaltung und die anfallenden Kosten für die Beauftragung eines externen Planungsbüros. Die jährlichen Einnahmen in Höhe von jeweils 28.748 Euro sind in den Jahren 2025 bis 2028 unter der Buchungsstelle 51100-233100-260-6 vorgesehen.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat Ulmen beschließt, die Verwaltung mit der Erstellung der kommunalen Wärmeplanung für das Gebiet der Verbandsgemeinde Ulmen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen des WPG und AGWPG zu beauftragen.

Dieser Beschluss beinhaltet:

Der Beschluss des Verbandgemeinderates vom 13.12.2023 zur gemeindeübergreifenden Wärmeplanung und der Umsetzung im Konvoi gemeinsam mit den weiteren Verbandsgemeinden des Landkreises wird aufgehoben.

Abstimmungsergebnis:

Ja 25 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

Sachverhalt:

Gem. § 2 der Hauptsatzung bildet der Verbandsgemeinderat einen Haupt- und Finanzausschuss, bestehend aus 10 Mitgliedern und je 10 Stellvertretern.

Herr Karl-Josef Fischer (CDU) und Herr Rudolf Schneiders (FWG VG Ulmen) wurden am 11.07.2024 als Mitglied in den Haupt- und Finanzausschuss gewählt. Da Herr Karl-Josef Fischer am 05.04.2026 leider verstorben ist und Herr Rudolf Schneiders sein Ratsmandat zum 01.07.2026 niedergelegt hat, sind Nachfolger/innen für den Haupt- und Finanzausschuss zu wählen.

Die derzeitige Zusammensetzung des Haupt- und Finanzausschusses ist als Anlage der Sitzungsvorlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Beschluss:

1. Der Verbandsgemeinderat beschließt zunächst die nachfolgende Wahl in

Herr Berthold Schäfer

Abstimmungsergebnis: 23 Ja, 0 Nein, 1 Enthaltungen

(Das Stimmrecht von Frau Bürgermeisterin Sandra Hendges-Steffens als Vorsitzende ruht gem. § 36 Abs. 3 GemO.)

Sachverhalt:

Gem. § 2 der Hauptsatzung bildet der Verbandsgemeinderat einen Werkausschuss, bestehend aus 10 Mitgliedern und je 10 Stellvertretern.

Herr Karl-Josef Fischer wurde am 10.10.2024 als Mitglied in den Werkausschuss gewählt. Da Herr Karl-Josef Fischer am 05.04.2026 verstorben ist, ist ein/e Nachfolger/in für den Werkausschuss zu wählen.

Außerdem hat Herr Rudolf Schneiders sein Ratsmandat zum 01.07.2026 niedergelegt.

Daher sind auch die Ausschusssitze von Herrn Rudolf Schneiders nachzubesetzen. Herr Schneiders war im Werkausschuss kein Mitglied und kein stellvertretendes Mitglied. Seitens der FWG VG Ulmen ist Herr Hubert Willems stellvertretendes Mitglied im Werkausschuss. Für Herrn Hubert Willems soll ein/e Nachfolger/in gewählt werden.

Die derzeitige Zusammensetzung des Werkausschusses ist als Anlage der Sitzungsvorlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Beschluss:

Sachverhalt:

Gem. § 2 der Hauptsatzung bildet der Verbandsgemeinderat einen Rechnungsprüfungsausschuss, bestehend aus 10 Mitgliedern und je 10 Stellvertretern.

Herr Karl-Josef Fischer (CDU) und Herr Rudolf Schneiders (FWG VG Ulmen) wurden am 11.07.2024 als Mitglied bzw. stellvertretendes Mitglied in den Rechnungsprüfungsausschuss gewählt. Da Herr Karl-Josef Fischer am 05.04.2026 leider verstorben ist und Herr Rudolf Schneiders sein Ratsmandat zum 01.07.2026 niedergelegt hat, sind Nachfolger/innen für den Rechnungsprüfungsausschuss zu wählen.

Die derzeitige Zusammensetzung des Rechnungsprüfungsausschusses ist als Anlage der Sitzungsvorlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Beschluss:

Sachverhalt:

Gemäß § 2 der Hauptsatzung der Verbandsgemeinde gehören dem Schulträgerausschuss neben den geborenen Mitgliedern zehn vom Verbandsgemeinderat zu wählende Mitglieder und stellvertretende Mitglieder an.

Dem Schulträgerausschuss gehören als geborene Mitglieder die jeweiligen Schulleiter (in), die Elternsprecher(in) der Grundschulen in Lutzerath und Ulmen, der Realschule Plus „Vulkaneifel“ und die jeweiligen Ortsbürgermeister der Schulsitzgemeinden an.

Herr Rudolf Schneiders (FWG VG Ulmen) wurde am 10.10.2024 als stellvertretendes Mitglied in den Schulträgerausschuss gewählt. Da Herr Rudolf Schneiders zum 01.07.2026 sein Ratsmandat niedergelegt hat, ist ein/e Nachfolger/in in den Schulträgerausschuss zu wählen.

Die derzeitige Zusammensetzung des Schulträgerausschusses ist als Anlage der Sitzungsvorlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Beschluss:

en

(Das Stimmrecht von Frau Bürgermeisterin Sandra Hendges-Steffens als Vorsitzende ruht gem. § 36 Abs. 3 GemO.)

Sachverhalt:

Gem. § 6 der Satzung für die gemeinsame Anstalt des öffentlichen Rechtes (AöR) „Vulkanenergie Ulmen“ entsendet der Verbandsgemeinderat 4 Mitglieder in den Verwaltungsrat der Anstalt. Darüber hinaus ist der Bürgermeister der Verbandsgemeinde Ulmen kraft Gesetzes, stimmberechtigtes Mitglied.

Herr Karl-Josef Fischer (CDU) und Herr Rudolf Schneiders (FWG VG Ulmen) wurden am 10.10.2024 als Mitglied in den Verwaltungsrat gewählt. Da Herr Karl-Josef Fischer am 05.04.2026 leider verstorben ist und Herr Rudolf Schneiders sein Ratsmandat zum 01.07.2026 niedergelegt hat, sind Nachfolger/innen für den Verwaltungsrat zu wählen.

Die derzeitige Zusammensetzung des Verwaltungsrates ist als Anlage der Sitzungsvorlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Beschluss:

(Das Stimmrecht von Frau Bürgermeisterin Sandra Hendges-Steffens als Vorsitzende ruht gem. § 36 Abs. 3 GemO.)

Sachverhalt:

Gem. § 7 Abs. 2 i.V.m. § 7 Abs. 1 Nr. 2 b) der Satzung für die Projektentwicklungsgesellschaft Vulkaneifel GmbH Ulmen (PEG) wählt die Gesellschafterversammlung die nicht geborenen ordentlichen und stellvertretenden Mitglieder des Aufsichtsrates. Der Verbandsgemeinderat schlägt der Gesellschafterversammlung Mitglieder und Stellvertreter zur Wahl in den Aufsichtsrat vor.

Herr Karl-Josef Fischer (CDU) und Herr Rudolf Schneiders (FWG VG Ulmen) wurden am 10.10.2024 als Mitglied / stellvertretendes Mitglied in den Aufsichtsrat der Projektentwicklungsgesellschaft Vulkaneifel Ulmen mbH gewählt. Da Herr Karl-Josef Fischer am 05.04.2026 leider verstorben ist und Herr Rudolf Schneiders sein Ratsmandat zum 01.07.2026 niedergelegt hat, sind Nachfolger/innen für den Aufsichtsrat der Projektentwicklungsgesellschaft Vulkaneifel Ulmen mbH zu wählen.

Die derzeitige Zusammensetzung des Aufsichtsrates der PEG ist als Anlage der Sitzungsvorlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Keine unmittelbaren finanziellen Auswirkungen.

Beschluss:

(Das Stimmrecht von Frau Bürgermeisterin Sandra Hendges-Steffens als Vorsitzende ruht gem. § 36 Abs. 3 GemO.)

Sachverhalt:

Ausgangslage

Der Tourismus stellt in der Vulkaneifel und damit auch in der Verbandsgemeinde Ulmen eine bedeutende Querschnittsbranche dar. Neben dem Gastgewerbe profitieren zahlreiche weitere Wirtschaftsbereiche von den touristischen Angeboten und der damit verbundenen Nachfrage, insbesondere der Einzelhandel, Dienstleistungsbetriebe, Handwerksunternehmen sowie regionale Produzierende und Zuliefernde. Der Tourismus schafft und sichert ortsgebundene Arbeitsplätze und trägt über Steuereinnahmen zur Finanzierung öffentlicher Haushalte bei.

In der Sitzung des Verbandsgemeinderates am 05.03.2026 wurden die Ergebnisse der Potenzialanalyse zur Ermittlung des Wirtschaftsfaktors Tourismus vorgestellt. Danach werden in der Verbandsgemeinde Ulmen touristische Umsätze in Höhe von 61,4 Mio. € (Basisjahr 2024) generiert.

Durch die Erhebung eines Gästebeitrages kann der Tourismus künftig stärker zur Finanzierung touristischer Infrastruktur und touristischer Angebote beitragen. Davon profitieren sowohl Gäste als auch die einheimische Bevölkerung durch eine gesteigerte Attraktivität und Lebensqualität der Region.

Rechtlicher Rahmen und Empfehlung des Tourismusausschusses

Der Verbandsgemeinderat wurde in seiner Sitzung am 20.11.2025 ausführlich über die Änderungen des Kommunalen Abgabengesetzes (KAG) informiert. Durch die Gesetzesänderung wurden die Möglichkeiten zur Erhebung eines Gästebeitrages deutlich erweitert.

Der Tourismusausschuss der Verbandsgemeinde Ulmen hat sich in seiner Sitzung am 14.04.2026 mit der Thematik befasst und empfiehlt dem Verbandsgemeinderat die flächendeckende Einführung eines Gästebeitrages auf Verbandsgemeindeebene. Ziel ist die Refinanzierung touristisch bedingter Aufwendungen, beispielsweise der Gesellschafterbeiträge an die GesundLand Vulkaneifel GmbH, die Natur- und Geopark Vulkaneifel GmbH sowie die Eifel Tourismus GmbH.

In der Ortsgemeinde Bad Bertrich bestehen aufgrund des Kurbetriebes besondere Strukturen. Die Gemeinde trägt bereits erhebliche touristische Aufwendungen und erhebt zur Finanzierung einen eigenen Gästebeitrag. Dieser soll weiterhin bestehen bleiben. Der Erhebungsbereich des Gästebeitrages der Verbandsgemeinde Ulmen soll daher ohne das Gebiet der Ortsgemeinde Bad Bertrich festgelegt werden.

Einführung einer Gästekarte

Im Gegensatz zu vielen anderen touristischen Regionen gibt es in der Verbandsgemeinde Ulmen bislang keine Gästekarte, die Urlauberinnen und Urlaubern besondere Vorteile bietet.

Die Verbandsgemeinde Ulmen arbeitet im touristischen Bereich gemeinsam mit den Verbandsgemeinden Wittlich-Land und Daun und der Ortsgemeinde Bad Bertrich innerhalb der GesundLand Vulkaneifel GmbH zusammen. Für alle vier Gesellschafter erfolgt ein einheitliches touristisches Marketing. Die Verbandsgemeinden Wittlich und Daun erheben bereits einen flächendeckenden Gästebeitrag und stellen ihren Gästen ein Gästeticket zur Verfügung.

Es erscheint daher folgerichtig, auch den Gästen der Verbandsgemeinde Ulmen künftig die Vorteile eines Gästetickets anzubieten. Voraussetzung hierfür ist die Einführung eines flächendeckenden Gästebeitrages. Mit dem Gästeticket können Gäste unter anderem den öffentlichen Personennahverkehr kostenfrei nutzen.

Für Gäste, die das GesundLand Vulkaneifel besuchen, ist es nur schwer nachvollziehbar, weshalb in den Verbandsgemeinden Wittlich-Land und Daun ein Gästeticket ausgegeben wird, im Gebiet der Verbandsgemeinde Ulmen jedoch nicht.

Kostenkalkulation

Die Einführung eines flächendeckenden Gästebeitrages und des damit verbundenen Gästetickets setzt die Erstellung einer umfangreichen Beitragskalkulation voraus. Die Höhe des Gästebeitrages kann nicht frei festgesetzt werden, sondern muss auf Grundlage dieser Kalkulation ermittelt werden. Hierbei ist insbesondere Folgendes zu beachten:

• Der Gästebeitrag ist zweckgebunden und kann nur für die Finanzierung von Ausgaben zu touristischen Zwecken genutzt werden
• Es gilt ein Kostenüberdeckungsverbot, die Einnahmen dürfen also nicht den Gesamtaufwand für touristische Zwecke übersteigen. Dies ergibt sich aus den allgemeinen Grundsätzen des Beitragsrechts (§ 7 Abs. 1 S. 1 KAG).
• Es sind insbesondere die (gesamten) Kosten der überörtlich bedeutsamen Tourismusförderung zu ermitteln und um einen zu ermittelnden einwohnerbezogenen Anteil zu bereinigen. Die Kosten umfassen bspw. etwaige Einrichtungen, Veranstaltungen, touristische Infrastruktur, Personalkosten und die Mitgliedschaftsbeiträge in touristischen Verbänden.

Somit ist eine verlässliche und genaue Kalkulation des Gästebeitrags erforderlich, um keine Kostenüberdeckung zu verursachen. Eine fehlende oder geschätzte Kalkulation bietet nicht unerhebliche rechtliche Risiken, so würde ein Gericht bei der Überprüfung der Beitragserhebung zu dem Ergebnis kommen, dass die Kalkulationsgrundlage bei einer Schätzung nicht ausreichend ist. Dies hätte die Rechtswidrigkeit der gesamten Beitragserhebung zur Folge.

Weitere Umsetzung

Bevor die Verbandsgemeindeverwaltung in die detaillierten Ermittlungen einsteigt, sollte zunächst eine Grundsatzentscheidung des Verbandsgemeinderates über die Einführung eines flächendeckenden Gästebeitrages getroffen werden.

Um von den Erfahrungen anderer Kommunen profitieren zu können, behalten wir uns vor, Beratungsangebote hinsichtlich der Überprüfung und Erstellung der Kostenkalkulation in Anspruch zu nehmen, sodass eine rechtssichere Kalkulation gewährleistet ist. Die Erhebung des Gästebeitrages erfolgt durch den Erlass einer entsprechenden Satzung.

Als Einführungszeitpunkt wird der 01.01.2027 angestrebt. Aufgrund des erheblichen Vorbereitungs- und Verwaltungsaufwandes könnte sich die Einführung gegebenenfalls nach hinten verschieben.

Sofern der Verbandsgemeinderat die Einführung eines Gästebeitrages und damit verbunden eines Gästetickets beschließt, werden die Unterkunftsbetriebe frühzeitig in den Einführungsprozess eingebunden. Ziel ist es, den Gästen ein attraktives Angebot zu bieten und dadurch eine hohe Akzeptanz des Gästetickets zu erreichen.

Für die Unterkunftsbetriebe entsteht durch die Erfassung und Meldung der Übernachtungsgäste zwar zusätzlicher Verwaltungsaufwand. Dieser soll jedoch durch den Mehrwert des Gästetickets für die Gäste sowie die damit verbundene Stärkung des Tourismus ausgeglichen werden.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Die finanziellen Auswirkungen der Einführung eines Gästebeitrages können zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht abschließend beurteilt werden. Hierfür ist zunächst die Erstellung einer Beitragskalkulation erforderlich. Erst auf Grundlage dieser Kalkulation können die zu erwartenden Einnahmen sowie die Auswirkungen auf den Haushalt der Verbandsgemeinde belastbar dargestellt werden.

Die Ergebnisse der Kalkulation sowie die daraus resultierenden haushaltsrechtlichen Auswirkungen werden dem Verbandsgemeinderat im Rahmen des späteren Satzungsbeschlusses zur Beratung und Entscheidung vorgelegt.

Beschluss:

Die Absicht, die Ortsgemeinde Bad Bertrich aus dem Erhebungsbereich des Gästebeitrags auszuklammern, wurde seitens der FWG-Fraktion hinterfragt. Hierzu wurde seitens der Bürgermeisterin und dem Ortsbürgermeister von Bad Bertrich (CDU-Fraktion) erläutert, wieso eine eigenständige Betrachtung von Bad Bertrich noch erforderlich sei und welche Konsequenzen eine sofortige Einbeziehung hätte.

Der Verbandsgemeinderat folgt der Empfehlung des Tourismusausschusses und beschließt die Einführung eines flächendeckenden Gästebeitrages auf Verbandsgemeindeebene (ohne Ortsgemeinde Bad Bertrich) zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderliche Beitragskalkulation zu erstellen und einen Entwurf für die Satzung über die Erhebung eines Gästebeitrages zur späteren Beschlussfassung durch den Verbandsgemeinderat auszuarbeiten.

Abstimmungsergebnis:

Ja 25 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

Sachverhalt:

Im Rahmen der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung sind über die letzten Jahre eine große Menge digitaler Dokumente entstanden und auf den Datenträgern der Verbandsgemeinde abgelegt worden. In Zukunft wird die Anzahl digitaler Dokumente weiter zunehmen – Schriftverkehr wird immer häufiger über E-Mails oder digitale Postfächer wie im Rahmen des verpflichtenden elektronischen Rechtsverkehrs der Justiz geführt, Behördendienstleistungen werden online abgerufen und beantragt oder auch Rechnungen werden zunehmend digital empfangen.

Wie in der analogen Schriftgutverwaltung auch ist dabei eine Sortierung, Archivierung und Aktenpflege unerlässlich, um Verfahren übersichtlich zu halten und zu führen sowie um spätere Recherchen zu ermöglichen. Im digitalen Bereich bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) hier eine Lösung, um einheitliche Strukturen zu zur Ablage, Führung und Archivierung von Akten zu schaffen und gleichzeitig Schnittstellen zu Fachprogrammen herzustellen und somit ein effektives und möglichst medienbruchfreies Arbeiten zu ermöglichen.

DMS ermöglichen darüber hinaus die digitale Abbildung des Posteingangs, Unterschriftenfunktionen und die zukünftige Implementierung von Künstlicher Intelligenz sowie die bessere Nutzung der zunehmend digital zugänglichen Verwaltungsdienstleistungen. In den Systemen wird ein digitaler Workflow geschaffen, sodass nicht nur im Rathaus selbst jederzeit an laufenden Verfahren problemlos gearbeitet werden kann, sondern auch im HomeOffice jederzeit Zugriff auf erforderliche Dokumente und Prozesse ermöglicht werden kann.

Die Anschaffung eines DMS wird derzeit in Kooperation mit den übrigens Verbandsgemeinden des Landkreises Cochem-Zell angestrebt, um durch hohe Lizenzzahlen ein möglichst attraktives Angebot erzielen zu können. Derzeit sind zwei DMS in der näheren Auswahl. Die Hersteller der Systeme haben bereits die Produkte vorgestellt, eine abschließende Bewertung und Abstimmung unter den Verbandsgemeinden hinsichtlich der Systeme steht noch aus.

Die Verbandsgemeinde strebt eine schnelle Beschaffung des Systems an, u. a. auch da im Rahmen des RZN-Förderprogramms Mittel für die Einführung eines DMS eingeplant worden sind und somit die Fördermöglichkeiten hier genutzt werden könnten.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Durch den Grundsatzbeschluss entstehen noch keine Kosten für den Verbandsgemeindehaushalt.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat beschließt, dass die Verbandsgemeindeverwaltung Ulmen zeitnah ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit allen erforderlichen Modulen beschaffen und einführen soll. Die Verbandsgemeindeverwaltung wird beauftragt – sofern erforderlich im Rahmen eines Vergabeverfahrens – ein geeignetes DMS auszuwählen und das Ergebnis dem Verbandsgemeinderat zur abschließenden Entscheidung vorzulegen.

Die Bürgermeisterin teilte ergänzend mit, dass perspektivisch auch eine Anbindung der Ortsgemeinden angedacht sei.

Herbert Benz (FWG-Büchel) empfiehlt, direkt eine Konzernlizenz zu erwerben, um die Ortsgemeinden und andere Einrichtungen der Verbandsgemeinde in den kommenden Jahren kostengünstig anschließen zu können.

Der Büroleiter teilt aufgrund der vorrangegangenen Frage im Haupt- und Finanzausschuss zudem mit, dass eine lokale Speicherung der Daten durch die Systeme erfolge. Es wird keine Speicherung auf Fremdservern notwendig sein. Die Daten werden zweifach gesichert, jedoch werden weitere Maßnahmen zur Krisensicherung geprüft. Auch eine interkommunale Speicherung der Daten in Zusammenarbeit mit den übrigen Verbandsgemeinden werde geprüft.

Herr Berthold Schäfer (FWG-Fraktion) befürwortete eine Beauftragung von Unternehmen mit dem Scan von Akten.

Abstimmungsergebnis:

Ja 25 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

In der Sitzung des Verbandsgemeinderates Ulmen am 20.11.2025 wurde die Bürgermeisterin im Benehmen mit dem Ältestenrat ermächtigt, den Auftrag für die Planungsleistung für die Neugestaltung des Schulhofes der Grundschule in Lutzerath an das wirtschaftlich mindestbietende Ingenieurbüro zu erteilen. Es wurden wie beschlossen 2 Angebote eingeholt. Nach Prüfung und Wertung der Angebote traf die Bürgermeisterin im Benehmen mit dem Ältestenrat folgende Entscheidung:

Der Auftrag für die Planungsleistung wurde, wie von der Fachabteilung der VG Ulmen vorgeschlagen, an das wirtschaftlich mindestbietende Ingenieurbüro IBS-Ingenieure GbR aus Alflen zu einer Auftragssumme in Höhe von brutto 21.799,53 € vergeben.

Der Tagesordnungspunkt wurde vor Eintritt in die Tagesordnung von der Tagesordnung abgesetzt.

Sachverhalt:

Vor einigen Jahren wurde in der Verbandsgemeinde Ulmen erfolgreich ein System ehrenamtlicher Ersthelfer (sogenannte „First Responder“ / „Helfer vor Ort“) etabliert, um im medizinischen Notfall die kritische Zeit bis zum Eintreffen des regulären Rettungsdienstes zu überbrücken. Der Partner für den operativen Betrieb ist das Deutsche Rote Kreuz (DRK).

Bisher war das System jedoch organisatorisch fragmentiert: Die Beauftragung erfolgte ausschließlich punktuell auf Ebene der einzelnen Ortsgemeinden. Jede lokale Einrichtung erforderte im Bedarfsfall einen gesonderten Ratsbeschluss des Verbandsgemeinderates. Dieses Verfahren verzögert den Einsatz neuer First Responder-Gruppen und schränkt den flexiblen, ortsübergreifenden Einsatz der ehrenamtlichen Kräfte ein.

Um das Ersthelfersystem zukunftssicher und effizient aufzustellen, soll die bisherige Praxis zugunsten einer zentralen Vereinbarung für das gesamte Gebiet der Verbandsgemeinde Ulmen abgelöst werden.

Die Kernpunkte der neuen Vereinbarung sind:

• Wegfall von Einzelbeauftragungen: Durch den Abschluss einer Gesamtvereinbarung entfallen künftige Beschlussfassungen für einzelne Ortsgemeinden. Der bürokratische Aufwand wird minimiert.

• Flexiblerer Personaleinsatz: Die Einsatzkräfte werden nicht mehr strikt an Gemeindegrenzen gebunden. Das DRK kann die Ersthelfer nun dynamisch und flexibel dort alarmieren und einsetzen, wo die schnellste Hilfe benötigt wird.

• Klare Aufgabenverteilung:

• • Ausbildung & Betrieb: Die fachliche Qualifikation (Sanitätsausbildung, Pflichtfortbildungen, usw.) sowie die Koordination der ehrenamtlichen Helfer verbleiben vollumfänglich in den Händen des DRK. Das DRK übernimmt ebenfalls die Wartung und Instandhaltung der Ausstattung, einschließlich notwendiger wiederkehrender Prüfungen sowie die Einsatzdokumentation.

• • Kostenübernahme: Die Verbandsgemeinde Ulmen übernimmt zentral die anfallenden Sachkosten, um einen einheitlichen Ausrüstungsstandard zu garantieren. Hierzu gehören auch die Kosten, die für die Wartung und Instandhaltung der Ausstattung durch das DRK anfallen. Diese werden durch das DRK der Verbandsgemeinde in Rechnung gestellt.
    
    Derzeit steht noch offen, ob die Ersthelfer von der Entrichtung eines Mitgliedsbeitrages befreit werden, wenn sie zuvor nicht bereits Mitglied des DRK gewesen sind. Eine Übernahme ggf. anfallender Mitgliedsbeiträge sollte ebenfalls durch die Verbandsgemeinde Ulmen erfolgen.

Mit dieser Neuregelung professionalisiert die Verbandsgemeinde die Strukturen der Allgemeinen Hilfe gemäß dem Landesgesetz über den Brandschutz, die Allgemeine Hilfe und den Katastrophenschutz (LBKG). Das Ziel ist eine lückenlose, schnelle und flexible Notfallversorgung für alle Bürgerinnen und Bürger im gesamten VG-Gebiet.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Haushalt 2026 wurden für die Einrichtung des Ersthelfersystems 10.000,00 € unter dem Produkt 12600 vorgesehen.

Beschluss:

Der Verbandsgemeinderat stimmt dem Abschluss der beigefügten Rahmenvereinbarung mit dem DRK über die Einrichtung und den Betrieb eines flächendeckenden Ersthelfersystems in der Verbandsgemeinde Ulmen zu. Die Verwaltung wird ermächtigt, den Vertrag zu unterzeichnen. Zudem wird die Verbandsgemeinde beauftragt, bei anfallenden Mitgliedsbeiträgen eine Erstattung der Beiträge durch die Verbandsgemeinde an die Ersthelfer zu prüfen.

Die erforderlichen Haushaltsmittel werden durch die Verbandsgemeinde bereitgestellt.

Abstimmungsergebnis:

Ja 25 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

Sachverhalt:

Die Bedrohungslage für die Feuerwehren hat sich in den vergangenen Jahren verändert. Durch zunehmende Trockenperioden steigt das Risiko von Vegetations- und Waldbränden drastisch. Gleichzeitig fordern Personensuchen (z. B. von desorientierten Senioren oder verunfallten Personen in unwegsamem Gelände) die ehrenamtlichen Einsatzkräfte zeitlich und personell stark heraus.

Die Anschaffung einer Feuerwehrdrohne (Unmanned Aerial Vehicle, UAV) stellt eine wesentliche Modernisierung dar und bietet entscheidende Vorteile:

Mittels integrierter Wärmebildkameras (Infrarot) können bei der Vegetationsbrandbekämpfung z.B. versteckte Glutnester im Waldboden präzise lokalisiert werden. Dies schützt die Einsatzkräfte am Boden vor plötzlicher Brandausbreitung und kann zur effektiven Brandbekämpfung beitragen.

Bei einer Personensuche können großflächige Areale, Felder und Waldgebiete in einem Bruchteil der Zeit abgeflogen werden, die eine Personenkette am Boden benötigen würde. Durch Thermografie ist der Einsatz auch bei absoluter Dunkelheit hochgradig effektiv.

Trotz der klaren Vorteile gibt es klare Vorgaben, die im Aufbau einer Drohneneinheit zu beachten sind. Dies sind z.B. rechtliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Die Drohnenpiloten erhalten zudem eine umfassende, feuerwehrspezifische Ausbildung. Weiterhin sind entsprechende Genehmigungen für den Flugbetrieb einzuholen.

Aufgrund der Tatsache, dass es sich bei einer solchen Drohne um ein Werkzeug zum Schutz und Sicherheit von Menschenleben handelt, ist es erforderlich, eine entsprechend hochwertig ausgestattete Technik zu beschaffen. Weiterhin entstehen neben der Hardware (Drohne mit Zubehör) Folgekosten für Zertifizierungen, Ausbildung und die Beschaffung weiterer kompatibler Infrastruktur. Grob überschlagen belaufen sich die Kosten für die einmalige Investition auf rd. 20.000,00 € pro Drohne. Hier kommen weiterhin rund 1.500,00 € an laufenden Kosten pro Jahr für Lizenzen, Versicherungen und jährliche Fortbildungen hinzu.

Seitens der Verwaltung wird vorgeschlagen, gemeinsam mit der Wehrleitung eine entsprechende Markterkundung durchzuführen, hier sollen die in Frage kommenden Drohnentypen zusammengestellt werden. Weiterhin soll ein einsatztaktisches Nutzungskonzept erarbeitet werden.

Die finale Entscheidung über das zu beschaffende Modell sowie das detaillierte Konzept wird auf den Feuerwehrausschuss übertragen. Die Freigabe der erforderlichen Haushaltsmittel kann je nach Höhe der Investition durch einen Beschluss des Haupt- und Finanzausschusses erfolgen.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Haushaltsjahr 2026 stehen keine finanziellen Mittel für die Beschaffung von Drohnentechnologie zur Verfügung. Die entsprechenden Mittel für die Beschaffung eines Drohnensystems inclusive Zubehör, Ausbildung und Software/Lizenzen sind nach der Markterkundung im Haushalt 2027 einzustellen.

Die Verwaltung und die Wehrleitung streben eine schnellstmögliche Umsetzung an. Sofern sich im aktuellen Haushaltsplan Einsparungen an anderer Stelle des Feuerwehrbudgets realisieren lassen oder unvorhergesehene Mehreinnahmen (z. B. durch Kostenersatzeinsätze oder zweckgebundene Spenden) anfallen, soll die Beschaffung des Drohnensystems priorisiert noch im laufenden Haushaltsjahr erfolgen.

Beschluss:

Die FWG-Fraktion erinnert daran, dass trotzdem die anderen Projekte im Bereich des Katastrophenschutzes – insbesondere die Atemschutzstrecke und die Persönliche Schutzausrüstung – nicht in Vergessenheit geraten dürfen.

Auf Nachfrage der SPD-Fraktion teilt Herr Schaaf (CDU-Fraktion) mit, dass die Stadt Cochem über eine Feuerwehrdrohne verfüge.

Der Verbandsgemeinderat stimmt dem Antrag der CDU-Fraktion auf Beschaffung von Drohnentechnologie für die Freiwilligen Feuerwehren der Verbandsgemeinde Ulmen grundsätzlich zu.

Die Verwaltung wird ermächtigt und beauftragt in Abstimmung mit der Wehrleitung der Verbandsgemeinde Ulmen eine Markterkundung für geeignete Drohnenmodelle durchzuführen. Parallel ist ein Betriebskonzept zu erstellen, welches das weitere Vorgehen wie Standort(e), Ausbildung, Alarmierung und Datenschutz beinhaltet.

Die abschließende Beratung und Beschlussfassung über die finale Modellauswahl und das ausgearbeitete Konzept wird dem Feuerwehrausschuss übertragen.

Die Verwaltung wird beauftragt, für das Haushaltsjahr 2027 entsprechende Haushaltsmittel für die Erstbeschaffung eines einsatzbereiten Drohnen-Systems inklusive Zubehör, Ausbildung und Software bereitzustellen.

Abstimmungsergebnis:

Ja 25 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

Die Vorsitzende informierte über

Nicht öffentlicher Teil

Der Verbandsgemeinderat hat über eine Grundstücksangelegenheit beraten und beschlossen.

1. Informationen zur Geschwindigkeitsüberwachung

2. Informationen über ein Treffen des Verbandsgemeinderates

3. Informationen zur Dislozierung der Realschule Plus Vulkaneifel

Erneuter Wechsel in den öffentlichen Teil:

Nach Abschluss des nicht-öffentlichen Teils wurde der öffentliche Teil der Sitzung fortgesetzt. Das langjährige Ratsmitglied Rudolf Schneiders der FWG-Fraktion, der zudem Fraktionsvorsitzender gewesen ist, wurde aus dem Verbandsgemeinderat verabschiedet. Er legte sein Ratsmandat auf eigenen Wunsch nieder.

Zudem wurde dem Bürgermeister a. D. Alfred Steimers der Ehrenteller der Verbandsgemeinde Ulmen überreicht und damit ebenfalls sein langjähriges Engagement für die Verbandsgemeinde herausgestellt.

Die Bürgermeisterin verabschiedete und ehrte beide mit persönlichen Reden und bedankte sich persönlich als auch stellvertretend für den Verbandsgemeinderat für das besondere Engagement im Sinne der Verbandsgemeinde und seiner Bürgerinnen und Bürger.