Auszug aus der Niederschrift
über die öffentliche/nicht öffentliche Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses VG Ulmen
| Sitzungsdatum: | Montag, den 07.10.2024 |
| Beginn: | 17:00 Uhr |
| Ende: | 17:46 Uhr |
| Ort: | Sitzungssaal des Rathauses, Marktplatz 1, 56766 Ulmen |
Anwesend waren:
Bürgermeister
Herr Bürgermeister Alfred Steimers
1. Beigeordnete(r)
Herr Thomas Kerpen
Beigeordnete(r)
Herr Ulrich Laux
Herr Manfred Nehren
Mitglieder
| Herr Peter Arnoldi | Stellv. Mitglied für Andreas Peifer |
| Herr Herbert Benz |
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| Herr Karl-Josef Fischer |
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| Frau Sandra Hendges-Steffens |
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| Herr Thorsten Lescher |
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| Herr Michael Mais |
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| Herr Bernhard Rodenkirch |
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| Herr Uwe Schaaf |
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| Herr Rudolf Schneiders |
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| Herr Frank Steimers |
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Protokollführer
Herr Michael Schneider
von der Verwaltung
Frau Daniela Saxler
Abwesend waren:
Es fehlten entschuldigt
Gegen Form und Frist der Einladung wurden keine Bedenken erhoben.
Vor Eintritt in die Tagesordnung wurde diese um folgenden Punkt erweitert:
TOP 7: Personalangelegenheit
Abstimmungsergebnis: -einstimmig-
Die übrigen Tagesordnungspunkte verschieben sich entsprechend.
Tagesordnung:
| Öffentlicher Teil | |
| 1. | Beratung und Beschlussfassung über die Einreichung eines Antrages auf die "Pilotförderung Interkommunale Zusammenarbeit" des Landes Rheinland-Pfalz hinsichtlich der Implementierung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle (IKZ ZUCK) |
| 2. | Beratung und Beschlussfassung über die Installation einer Photovoltaikanlage auf dem Dach des Sitzungssaales des Rathauses |
| 3. | Beratung und Beschlussfassung über die Annahme von Spenden gem. § 94 Abs. 3 GemO |
| 4. | Vorberatung der Verbandsgemeinderatssitzung |
| 5. | Mitteilungen |
| Nicht öffentlicher Teil | |
| 6. | Personalangelegenheit |
| 7. | Personalangelegenheit |
| 8. | Mitteilungen |
Öffentlicher Teil
TOP 1: Beratung und Beschlussfassung über die Einreichung eines Antrages auf die "Pilotförderung Interkommunale Zusammenarbeit" des Landes Rheinland-Pfalz hinsichtlich der Implementierung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle (IKZ ZUCK)
Sachverhalt:
Die vier Verbandsgemeinden Zell (Mosel), Ulmen, Cochem und Kaisersesch haben im Frühjahr 2024 innerhalb ihrer Räte entschieden, in vielen Bereichen der Verwaltung zukünftig enger zusammenzuarbeiten und am 26.06.2024 die entsprechende Kooperationsvereinbarung durch ihre Bürgermeister unterschrieben. Gegenstand dieser Vereinbarung ist die interkommunale Zusammenarbeit zwischen den Verbandsgemeinden zur Wahrnehmung gemeinsamer Aufgaben mit dem Ziel, ihre Leistungs- und Handlungsfähigkeit zu sichern, ohne dabei ihre Eigenständigkeit und Identität zu verlieren. Ein Erfolgskonzept unserer langjährigen losen Zusammenarbeit ist die Beschäftigung eines gemeinsamen Prozessdesigners, welcher die vier Verbandsgemeinden in Sachen Digitalisierung zu einem Vorreiter in ganz Rheinland-Pfalz gemacht hat. Um solch innovative Projekte in den nächsten Jahren noch effektiver umsetzen zu können, hat man sich im Juni offiziell zusammengeschlossen und nennt sich seitdem „Interkommunale Zusammenarbeit ZUCK“ (Zell (Mosel), Ulmen, Cochem, Kaisersesch).
Die Landesregierung und die kommunalen Spitzenverbände haben die Vorteile von solchen Zusammenschlüssen ebenfalls erkannt und wollen diese in Rheinland-Pfalz landesweit ausbauen und unterstützen. In diesem Rahmen hat das Ministerium des Inneren und für Sport nun eine „Pilotförderung Interkommunale Zusammenarbeit“ initiiert, um so eine nachhaltige Antwort auf den Fachkräftemangel und den Ausbau der Digitalisierung zu geben. Gegenstand der Förderung sind neue Projekte in interkommunaler Zusammenarbeit, die einen Beitrag zu zukunftsfesten Strukturen der Daseinsvorsorge leisten und sich vor allem auf die optimierte Umsetzung im Bereich der kommunalen Pflichtaufgaben fokussieren. Wir möchten uns als IKZ ZUCK mit dem Projekt „Aufbau und Implementierung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle“ auf die oben genannte Förderung bewerben.
Die Umsetzung des Vorhabens sorgt für:
| • | eine klare Aufgabenteilung zwischen Auftragserteilung in der Fachabteilung und Durchführung des Vergabeverfahrens -{{gt}} Transparenz und Korruptionsvorbeugung |
| • | die Bündelung von Fachwissen -{{gt}} höhere Rechtssicherheit trotz Schnelllebigkeit, kompetente Beratung der Behördenleitungen und der einzelnen Fachbereiche, Aufteilung von Fort- und Weiterbildungen und Spezialisierungsgewinne |
| • | Sicherstellung der rechtssicheren Anwendung und Dokumentation des Vergabe-prozesses im Hinblick auf Zuwendungsvoraussetzungen und -bestimmungen -{{gt}} Zusammenschluss aus Experten |
| • | eine funktionierende Organisation- und Vertretungsregelung -{{gt}} Gewährleistung des Vier-Augen-Prinzips, Sicherstellung von künftigen Einarbeitungen und bessere Kompensation von Personalausfällen |
| • | die Möglichkeit, auch komplexere Aufgaben, wie die europaweite Ausschreibung, selbst durchzuführen -{{gt}} Minimierung externer Beratungsleistungen |
| • | ein professionelles und innovatives Auftreten -{{gt}} digitalisiertes Vergabeverfahren (eVergabe) und gemeinsamer Internetauftritt |
| • | eine größere Schlagkraft nach außen -{{gt}} nachhaltige Konzeptentwicklungen unter Berücksichtigung umweltbezogener und sozialer Aspekte sowie Kostensenkungen durch gemeinsame Beschaffungen |
| • | eine serviceorientierte Aufstellung in Richtung der Bieter -{{gt}} ein Ansprechpartner für Vergaben aller Verwaltungen und mögliche Erweiterung des Bieterkreises über die Verbandsgemeindegrenzen hinaus |
| • | einen breiteren fachlichen Erfahrungs- und Meinungsaustausch (z. B. gemeinsame Bieterkartei und Eignungsprüfungen) -{{gt}} Qualitätssicherung |
| • | eine höhere Attraktivität der Stellen durch das Arbeiten im Team -{{gt}} Überwindung von Personalgewinnungsschwierigkeiten und Eindämmung des Fachkräftemangels |
Im Rahmen der Umsetzung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle wird damit eine wesentliche Verbesserung des bestehenden öffentlichen Leistungsangebotes der vier Verwaltungen erreicht und eine kommunale Aufgabenstellung bewältigt, die auf örtlicher Ebene nicht gleichwertig zu lösen ist.
Bei einem Kooperationsverbund von mindestens vier beteiligten Kommunen beträgt die Festbetragsförderung 320.000,-- € für zwei Jahre. Voraussetzung ist, dass förderfähige Kosten in mindestens dieser Größenordnung nachgewiesen werden und die Kooperation auf Dauer (Nachhaltigkeitsaspekt), demnach mindestens auf fünf Jahre, ausgelegt ist.
Personal- und Sachkosten für den Betrieb einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle sind förderfähig. Ab dem dritten Jahr sind die anfallenden Kosten von den Kooperationspartnern zu tragen. Durch die Bündelung der Aufgaben sollen langfristig Personaleinsparungen bzw. Kostenreduzierungen für die Beauftragung externer Vergabebüros erreicht werden. Die Vergabethematik wird derzeit in den vier Verbandsgemeinden zum Teil unterschiedlich gehandhabt. Allen Verwaltungen fällt es jedoch schwer, die Aufgabe effizient und dauerhaft zu bewältigen. Freie Stellen können nicht besetzt werden (Fachkräftemangel) und vorhandenes Personal muss neben der Vergabestelle noch weitere Tätigkeiten erledigen, was die Bewältigung der umfangreichen Aufgaben einer Vergabestelle zusätzlich erschwert.
Das Projekt ist eine Chance, trotz der künftig immer größer werdenden Heraus-forderungen, modern, bürgernah und effizient aufgestellt zu sein. Die Verbands-gemeinde Ulmen übernimmt die Projektleitung zum Aufbau und zur Implementierung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle und beantragt stellvertretend für alle Verbandsgemeinden die entsprechende Förderung.
Der Antrag auf Förderung kann sofort, jedoch spätestens bis zum 15.10.2024, bei der ADD eingereicht werden. Eine mögliche Bewilligung erfolgt nur, wenn die Beschlüsse der Entscheidungsgremien aller beteiligten Kommunen zur Zusammenarbeit bis zum 30.11.2024 vorliegen, in denen der Gegenstand des IKZ-Projekts, die angestrebten Ziele und geplanten Einsparungen sowie der Zeitraum der Realisierung festgelegt sind. Innerhalb der ersten sechs Monate nach Bewilligung ist von den beteiligten Kommunen eine Vereinbarung abzuschließen, in der die Zusammenarbeit rechtlich, finanziell und organisatorisch geregelt wird.
Wie in der allgemeinen Kooperationsvereinbarung IKZ ZUCK vorgesehen, wird eine Projektgruppe zur Erörterung der Detailfragen gegründet, in der Vertreter aus allen vier Verbandsgemeinden teilnehmen. Die Leitung der Projektgruppe „Zentrale Vergabestelle ZUCK“ hat die Verbandsgemeindeverwaltung Ulmen.
Der Lenkungsausschuss IKZ ZUCK, bestehend aus den Bürgermeistern und Büroleitern der Kooperationsgemeinden, hat dem Projekt „Aufbau und Implementierung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle ZUCK“ bereits einstimmig zugestimmt.
Beschluss:
Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Verbandsgemeinderat Ulmen der Einrichtung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle ZUCK (Zell, Mosel; Ulmen; Cochem; Kaisersesch) unter der Leitung der Verbandsgemeinde Ulmen zu zustimmen. Ein entsprechender Förderantrag für die Pilotförderung soll gestellt werden.
Abstimmungsergebnis:
Ja 11, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0
TOP 2: Beratung und Beschlussfassung über die Installation einer Photovoltaikanlage auf dem Dach des Sitzungssaales des Rathauses
Sachverhalt:
Die Verbandsgemeinde plant die Errichtung einer PV–Anlage auf dem Dach des Sitzungssaales des Rathauses.
Die Erzeugung erneuerbarer Energien auf öffentlichen Liegenschaften ist von Seiten der Verwaltung grundsätzlich anzustreben. Dazu wurde das Solarpotenzial in der Verbandsgemeinde Ulmen grob ermittelt. Die tatsächliche Eignung der Gebäudedächer für PV zeigt sich erfahrungsgemäß erst nach Ortsbegehung mit Fachkundigen, Hochbau- und Gebäudemanagement, Dachstatik, Energieverbrauch, Verschattung, Elektroinstallationen und Sanierungsmaßnahmen. Fördermöglichkeiten sind stets vor Maßnahmenbeginn einer PV-Projektierung zu prüfen.
Das Solardach-Potenzial reduziert sich danach deutlich.
Das Dach des Sitzungssaales am Rathaus wurde dahingehend näher überprüft.
Nach Einschätzungen der Abteilung Hochbau und der Solarberatung ist das etwas ältere Schieferdach des Rathaus-Hauptgebäudes u.a. auf Grund zahlreicher Gauben und Dachaufbauten, sowie einer nicht unproblematischen Verlegung, zur flächenhaften wirtschaftlichen Belegung mit PV-Modulen nicht geeignet. Dachflächen des Haupt- sowie des tieferen Garagengebäudes wurden demnach nicht weiter in die Betrachtung mit einbezogen.
Das leicht geneigte Dach des Sitzungssaales bietet aber vergleichsweise gute Voraussetzungen für eine 13 kWp-PV-Anlage. Der Aufbau des Daches und die Dachform erlaubt keine vollflächige Belegung. Ein Revisionsgang und der Verlauf der Stehfalze haben Einfluss auf die Modulbelegung. Die Aufständerung der Module auf dem flach geneigten Ost-West-Dach bringt keinen wirtschaftlichen Vorteil und kann entfallen. Kabelwege, Montagepunkte und mögliche Anlagenkomponenten wurden im Vorfeld geprüft.
Die Belegung mit PV-Modulen erfolgt auf den zwei Teildachflächen. Infolge des hohen Stromverbrauchs von etwa 60.000 kWh/Jahr im Gesamtgebäudekomplex kann der erzeugte PV-Strom weitgehend direkt zur Reduzierung des Netzbezuges selbst genutzt werden. Damit erübrigt sich auch die Installation eines teuren Stromspeichers.
Die Wirtschaftlichkeit ist durch den nicht bezogenen Netzstrom gegeben. Bei der gewählten Anlagen-Konfiguration wird davon ausgegangen, dass auch eine geringe Überschuss-Einspeisevergütung gezahlt wird. Die CO2-Einsparung ist klimawirksam und wird mit etwa 4 t/Jahr kalkuliert. Die Gesamtkosten der Anlage wurde mit rd. 19.000,-- € kalkuliert. Eine Amortisation unter Berücksichtigung des Eigenverbrauchs tritt bereits nach 4 Jahren ein. Eine entsprechende Berechnung ist der Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt.
Haushaltsrechtliche Beurteilung:
Im Haushalt 2025 sind entsprechende Mittel vorzusehen.
Beschluss:
Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt auf dem Dach des Sitzungssaales des Rathauses eine PV-Anlage zu installieren. Die Verwaltung wird beauftragt aufgrund der vorliegenden Eckdaten die PV – Anlage auszuschreiben. Der Bürgermeister wird ermächtigt im Benehmen mit dem Ältestenrat den Auftrag an die mindestfordernde Firma zu vergeben.
Abstimmungsergebnis:
Ja 11, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0
TOP 3: Beratung und Beschlussfassung über die Annahme von Spenden gem. § 94 Abs. 3 GemO
Sachverhalt:
Im § 94 Abs. 3 der Gemeindeordnung ist die Behandlung von Sponsoringleistungen, Spenden, Schenkungen u. ä. Zuwendungen geregelt. Hiernach müssen u. a. grundsätzlich alle Spenden und ähnliche Zuwendungen der Kommunalaufsicht angezeigt und ihre Annahme durch den Gemeinderat genehmigt werden.
Die Backkultur Müsch GmbH & Co. KG hat Brötchen im Wert von 47 € für die Nachtwanderung für das Ferienprogramm.
Für die Gründung der Bambini Feuerwehr Gevenich gingen folgende Spenden ein:
- Sparkasse Mittelmosel EMH: 250,00 €
- Manfred Peifer, 100,00 €
- Björn Hoff, 150,00 €
- EVM, 150,00 €
- Fischer GBR, 100,00 €
- Raiffeisenbank MEHR, 250,00 €
Die Jugendfeuerwehr Rheinland-Pfalz im Landesfeuerwehrverband spendete
500,00 € für die Teilnahme am DJF-Tag 2024 in Dresden.
Hierfür spendete die Raiffeisenbank MEHR ebenso 500,00 €.
Haushaltsrechtliche Beurteilung:
entfällt
Beschluss:
Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die Spenden dankend an.
Abstimmungsergebnis:
Ja 11, Nein 0, Enthaltung 0, Befangen 0
TOP 4: Vorberatung der Verbandsgemeinderatssitzung
In der Sitzung wurden die Tagesordnungspunkte der Verbandsgemeinderatssitzung am 10.10.2024 beraten.
TOP 5: Mitteilungen
Es wurden keine Mitteilungen bekannt gegeben.
Nicht öffentlicher Teil
TOP 6: Personalangelegenheit
Der Haupt- und Finanzausschuss hat über eine Personalangelegenheit beraten und beschlossen.
TOP 7: Personalangelegenheit
Der Haupt- und Finanzausschuss hat über eine Personalangelegenheit beraten und beschlossen.
TOP 8: Mitteilungen
Es wurden keine Mitteilungen bekannt gegeben.