Auszug aus der Niederschrift
über die öffentliche/nicht öffentliche Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Verbandsgemeinde Ulmen
| Sitzungsdatum: | Mittwoch, den 05.11.2025 |
| Beginn: | 17:00 Uhr |
| Ende: | 18:00 Uhr |
| Ort: | Sitzungssaal des Rathauses, Marktplatz 1, 56766 Ulmen |
Anwesend waren:
| Bürgermeister | |
| Herr Bürgermeister Alfred Steimers |
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| 1. Beigeordnete(r) | |
| Herr Thomas Kerpen |
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| Beigeordnete(r) | |
| Herr Ulrich Laux |
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| Herr Manfred Nehren |
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| Mitglieder | |
| Herr Herbert Benz |
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| Herr Karl-Josef Fischer |
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| Frau Sandra Hendges-Steffens |
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| Herr Andreas Peifer |
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| Frau Bettina Pellio | Stellv. Mitglied für Thorsten Lescher |
| Herr Bernhard Rodenkirch |
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| Herr Rudolf Schneiders |
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| Herr Frank Steimers |
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| Frau Mirjam Traßer | Stellv. Mitglied für Michael Mais |
| Protokollführerin | |
| Frau Daniela Saxler |
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| Abwesend waren: | |
| Es fehlten entschuldigt | |
| Frau Jennifer Bober | Stellv. Mitglied für Uwe Schaaf |
| Herr Thorsten Lescher |
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| Herr Michael Mais |
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| Herr Uwe Schaaf |
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Gegen Form und Frist der Einladung wurden keine Bedenken erhoben.
Anträge zur Tagesordnung wurden nicht gestellt.
Tagesordnung:
Öffentlicher Teil
| 1. | Beschaffung von Microsoft Office Lizenzen |
| 2. | Mitteilungen |
| Nicht öffentlicher Teil | |
| 3. | Personalangelegenheit |
| 4. | Mitteilungen |
Öffentlicher Teil
| TOP 1: | Beschaffung von Microsoft Office Lizenzen |
Sachverhalt:
Aktuell wird an den PC-Arbeitsplätzen der Verbandsgemeinde Ulmen (darunter auch Kindergärten und Schulen) die Software-Suite Microsoft Office 2021 verwendet. Der Support für Microsoft Office 2021 endet am 13. Oktober 2026. Nach diesem Datum erhält die Software keine Sicherheitsupdates mehr und wird nicht mehr von Microsoft unterstützt.
Die Verbandsgemeinde Ulmen benötigt zur Aktualisierung insgesamt 100 neue Lizenzen für Microsoft Office Professional Plus 2024. Die derzeit eingesetzten Versionen sind veraltet und werden mittelfristig nicht mehr durch Sicherheitsupdates unterstützt.
Über einen Rahmenvertrag vom Land RLP kann eine Lizenz zum Preis von 407,17 € zzgl. MwSt. ausschreibungsfrei angeschafft werden. Die Gesamtkosten würden sich somit auf ca. 48.500 € belaufen.
Zur Kostenminimierung und im Einklang mit geltendem Recht besteht die Möglichkeit, die benötigten Lizenzen auch als gebrauchte Softwarelizenzen zu beschaffen. Der Erwerb gebrauchter Lizenzen ist in der Europäischen Union grundsätzlich zulässig, sofern die Voraussetzungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH-Urteil vom 3. Juli 2012, C-128/11) erfüllt sind.
Die kalkulierten Gesamtkosten für insgesamt 100 gebrauchten Microsoft Office Professional Plus 2024 Lizenzen belaufen sich auf 20.000 €.
Haushaltsrechtliche Beurteilung:
Im Haushaltsjahr 2026 sollen 20.000 € für die Beschaffung der Microsoft Office Lizenzen zur Verfügung gestellt werden.
Beschluss:
Der Haupt- und Finanzausschuss beschließt, dass ein Vergabeverfahren zur Beschaffung von 100 gebrauchten Microsoft Office Professional Plus 2024 Lizenzen durchgeführt werden soll.
Der Bürgermeister wird ermächtigt in Absprache mit dem Ältestenrat den Auftrag im Rahmen der bereitgestellten Haushaltsmittel an den Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot zu erteilen. Dem Haupt- und Finanzausschuss wird in der nachfolgenden Sitzung die Vergabeentscheidung mitgeteilt. Wenn jedoch die vor Einleitung des Vergabeverfahrens ermittelten Kosten um 20% überschritten werden, behält sich der Haupt- und Finanzausschuss die Entscheidung vor.
Abstimmungsergebnis:
Ja 10 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0
| TOP 2: | Mitteilungen |
Es wurden keine Mitteilungen bekannt gegeben.
Nicht öffentlicher Teil
| TOP 3: | Personalangelegenheit |
Der Haupt- und Finanzausschuss hat über eine Personalangelegenheit beraten und beschlossen.
| TOP 4: | Mitteilungen |
- Informationen zu Sanierungsarbeiten
- Informationen zu einer Vertragsangelegenheit
- Informationen zu einer Gewerbesteuerangelegenheit
- Informationen zum regionalen Raumordnungsplan