Auszug aus der Niederschrift

über die öffentliche/nicht öffentliche Sitzung des Verwaltungsrates der AöR Vulkanenergie Ulmen

Anwesend waren:

Vorsitzender

Herr Bürgermeister Alfred Steimers

SPD

Frau Marita Benz

CDU

Frau Bettina Pellio

Herr Uwe Schaaf

FWG der Verbandsgemeinde Ulmen e. V.

Herr Rudolf Schneiders

Mitglieder

Herr Christian Arnold

Herr Leo Bleser, 1. Beigeordneter OG Büchel

Frau Sandra Hendges-Steffens

Herr Thomas Kerpen

Herr Ulrich Laux

Herr Wilfried Linden

Frau Ute Mindermann

Herr Michael Mönch

Herr Gerhard Müller

Herr Andreas Rustige

Frau Elfriede Schäfer

Herr Otto Schneiders

Herr Günter Welter

Protokollführer

Herr Markus Schreiber

Gäste

Herr Nico Christ

Abwesend waren:

Es fehlten entschuldigt

Herr Bernd Mertes

Herr Bernhard Peter

Herr Tino Pfitzner

Herr Berthold Schäfer

Gegen Form und Frist der Einladung wurden keine Bedenken erhoben.

Anträge zur Tagesordnung wurden nicht gestellt.

Tagesordnung:

Öffentlicher Teil

Nicht öffentlicher Teil

Öffentlicher Teil

TOP1: Bestellung des Vorstands und des stellvertretenden Vorstands

Sachverhalt:

Der Vorstand führt als Organ die Geschäfte der Anstalt in eigener Verantwortung nach Maßgabe der Gesetze, der Anstaltssatzung und der Beschlüsse des Verwaltungsrates (§5 Abs. 1 Anstaltssatzung).

Der Vorstand und sein Stellvertreter werden nach §§ 5 Abs. 2 und 7 Abs. 2 lit. c der Anstaltssatzung vom Verwaltungsrat auf die Dauer von fünf Jahren bestellt. Die Wiederbestellung ist zulässig.

Herr Michael Schneider und Herr Markus Schreiber wurden in der Verwaltungsratssitzung am 14.03.2024 zum Vorstand bzw. stellvertretenden Vorstand bestellt. Die reguläre Amtszeit endet somit am 13.03.2029. Michael Schneider kann aber aus gesundheitlichen Gründen seine Funktion als Vorstand nicht mehr weiterführen. Aus diesem Grund muss eine neue Bestellung des Vorstands und seines Stellvertreters erfolgen.

Nach § 5 Abs. 4 der Anstaltssatzung können der Vorstand und sein Stellvertreter von den Beschränkungen des § 181 befreit werden, um mit sich im eigenen Namen oder als Vertreter eines Dritten Rechtsgeschäfte vornehmen zu können.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

-entfällt-

Beschluss:

Der Verwaltungsrat beschließt zunächst, den Vorstand und den stellvertretenden Vorstand in offener Abstimmung zu bestellen.

Auf Vorschlag des Verwaltungsratsvorsitzenden werden

Markus Schreiber zum Vorstand und

Nico Christ zum stellvertretenden Vorstand

der Vulkanenergie Ulmen, AöR für die Dauer von fünf Jahren bestellt.

Zudem befreit der Verwaltungsrat den Vorstand und den stellvertretenden Vorstand von den Beschränkungen des § 181 BGB.

Abstimmungsergebnis:

Ja 18 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

TOP2: Bekanntgabe der Jahresabschlüsse der Solarpark Jungferweiher GmbH für die Jahre 2023 - 2024

Sachverhalt:

Die Vulkanenergie Ulmen AöR ist mit 51 % an der Solarpark Jungferweiher GmbH beteiligt. Gegenstand des Unternehmens ist der Betrieb einer Freiflächen-Photovoltaikanlage in der Stadt Ulmen. Herr Bürgermeister Steimers wurde als Geschäftsführer der Gesellschaft bestellt.

Aufgrund der kommunalrechtlichen Vorschriften in der Gemeindeordnung sind die geprüften Jahresabschlüsse über die Beteiligung an Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen man mit mindestens 5 % unmittelbar oder mittelbar beteiligt ist, vorzulegen.

Jahr 2023

In der Sitzung am 21.11.2024 stellte die Gesellschafterversammlung der Solarpark Jungferweiher GmbH das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz wie folgt fest und trug das Jahresergebnis auf neue Rechnung vor:

• Bilanzsumme: —  1.038.146,82 €
• Jahresfehlbetrag: —  -38.236,32 €

Der Geschäftsführung wurde für das Jahr 2023 Entlastung erteilt.

Der Jahresabschluss der Solarpark Jungferweiher GmbH für das Jahr 2023 ist dieser Vorlage als Anlage beigefügt.

Jahr 2024

In der Sitzung am 11.11.2025 stellte die Gesellschafterversammlung der Solarpark Jungferweiher GmbH das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz wie folgt fest und trug das Jahresergebnis auf neue Rechnung vor:

• Bilanzsumme: —  977.294,17 €
• Jahresfehlbetrag: —  -117.087,46 €

Der Geschäftsführung wurde für das Jahr 2024 Entlastung erteilt.

Der Jahresabschluss der Solarpark Jungferweiher GmbH für das Jahr 2024 ist dieser Vorlage als Anlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

- keine unmittelbaren Auswirkungen -

Kenntnisnahme:

Der Verwaltungsrat der Vulkanenergie Ulmen AöR nimmt Kenntnis von den Jahresabschlüssen der Solarpark Jungferweiher GmbH für die Jahre 2023 und 2024. In der nächsten Sitzung des Verwaltungsrates soll über die erzeugten Strommengen der Freiflächen-Photovoltaikanlagen der Solarpark Jungferweiher GmbH informiert werden. Aufgrund der Anregung des Verwaltungsratsmitgliedes Marita Benz wird bezüglich des in der Bilanz ausgewiesenen nicht durch Eigenkapital gedeckten Fehlbetrag der Steuerberater der Gesellschaft, Karl Geisen, zu der nächsten Sitzung eingeladen. Herr Geisen soll dazu Stellung nehmen, welche Maßnahmen gegen eine bilanzielle Überschuldung ergriffen wurden/werden und wie die langfristige finanzielle Prognose für die Gesellschaft aussieht.

TOP 3: Beratung und Beschlussfassung über die Feststellung des Jahresabschlusses für das Wirtschaftsjahr 2024

Sachverhalt:

Aufgrund § 11 der Satzung für die gemeinsame Anstalt des öffentlichen Rechts der Vulkanenergie Ulmen, AöR ist ein Jahresabschluss innerhalb der gesetzlichen Frist aufzustellen und nach Durchführung der Abschlussprüfung dem Verwaltungsrat zur Feststellung vorzulegen.

Der Verwaltungsrat beschließt nach § 7 dieser Satzung über die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Bilanzgewinns.

Die Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Abschlussprüfer ist nach § 89 Gemeindeordnung i.V.m. § 1 Abs. 2 Landesverordnung über die Prüfung kommunaler Einrichtungen nicht erforderlich.

Am 15.04.2025 wurde eine umfassende Prüfung der Belege des Jahres 2024 durch die Herren Berthold Schäfer und Ulrich Laux durchgeführt. Berthold Schäfer empfiehlt die Belege der Gesellschaft zukünftig fortlaufend durchzunummerieren und in der Übersicht mit den Ein- und Auszahlungen entsprechend darzustellen, damit die Belege sich eindeutig zuordnen lassen. Beanstandungen ergaben sich im Rahmen der Prüfung nicht. Offene Fragen der Prüfer wurden seitens des Vorstandes beantwortet. Die Prüfer empfehlen dem Verwaltungsrat, dem Vorstand die Entlastung für das Jahr 2024 zu erteilen.

Der Entwurf des Jahresabschlusses für das Wirtschaftsjahr 2024 ist als Anlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

- siehe Entwurf Jahresabschluss 2024 –

Beschluss:

Das Bilanzergebnis für das Jahr 2024 wird wie folgt festgestellt:

Der Verwaltungsrat stellt das Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz wie folgt fest und trägt das Jahresergebnis auf neue Rechnung vor:

Dem Vorstand und seinem Stellvertreter wird für das Jahr 2024 Entlastung erteilt.

Abstimmungsergebnis:

Ja 18 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

TOP 4: Beratung und Beschlussfassung über den Wirtschaftsplan 2025 - 2026

Sachverhalt:

Nach § 7 Abs. 2 d i.V.m. § 12 der Satzung für die gemeinsame Anstalt des öffentlichen Rechtes Vulkanenergie Ulmen AöR entscheidet der Verwaltungsrat über den Wirtschaftsplan.

Das Wirtschaftsjahr der Anstalt ist das Kalenderjahr. Der Wirtschaftsplan umfasst den Vermögens- und Erfolgsplan.

Der Entwurf des Wirtschaftsplanes 2025 und 2026 ist als Anlage beigefügt.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

-siehe Anlage-

Beschluss:

Der Verwaltungsrat der Vulkanenergie Ulmen AöR stimmt dem Wirtschaftsplan 2025 und 2026 in der vorgelegten Form zu.

Abstimmungsergebnis:

Ja 18 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

TOP 5: Beratung und Beschlussfassung über die Steuerliche Beratung, Jahresabschluss und Buchführung ab dem Jahr 2025

Sachverhalt:

Der Vorstand hat im Oktober 2025 steuerlich prüfen lassen, inwieweit die Vulkanenergie Ulmen AöR noch wie in den vergangenen Jahren steuerfrei ist, weil sie bislang ausschließlich vermögensverwaltend tätig gewesen ist. Durch die nun begonnene aktive Projektentwicklung und der Vorbereitung des Betriebes mehrerer Freiflächen-Photovoltaikanlagen ist ab dem Jahr 2025 von der Entstehung eines Betriebs gewerblicher Art auszugehen, mit der Folge das dieser neue Tätigkeitsbereich der Körperschafts-, Gewerbe- und Umsatzsteuerpflicht unterliegt.

Aus diesem Grund benötigt die Gesellschaft zukünftig Unterstützungsbedarf für die folgenden Leistungen:

Die Projektentwicklungsgesellschaft Vulkaneifel Ulmen mbh (PEG) und die Freiflächen-Photovoltaikanlage der Ortsgemeinde Büchel werden bereits durch die Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Küpper, Schaub und Partner aus Cochem beraten. Daher wird vorgeschlagen, dass diese Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auch die Vulkanenergie Ulmen AöR unterstützen soll. Dazu liegt ein Angebot (siehe Anlage) vor, über deren Beauftragung der Verwaltungsrat in der heutigen Sitzung entscheiden soll.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Wirtschaftsplan der Vulkanenergie Ulmen AöR sind entsprechende Mittel bereitzustellen.

Beschluss:

Der Verwaltungsrat beschließt den Auftrag für die Steuerliche Beratung und Buchführung entsprechend dem als Anlage beigefügten Angebot an die Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Küpper, Schaub und Partner, Cochem zu vergeben.

Abstimmungsergebnis:

Ja 18 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

TOP 6: Beratung und Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands zur Auftragsvergabe erforderlicher Gutachten und Untersuchungen im Zusammenhang mit der Aufstellung der Bebauungspläne "Freiflächen-Photovoltaikanlagen" in den Ortsgemeinden Gillenbeur

Sachverhalt:

Die Vulkanenergie Ulmen AöR hat sich bereit erklärt, die Planungen für die Errichtung von Freiflächen-Photovoltaikanlagen auf gemeindeeigenen Flächen im Gebiet der Verbandsgemeinde Ulmen voranzutreiben. Hierzu wurde mit den betroffenen Gemeinden ein Nutzungsvertrag geschlossen.

Nach vorangegangener Prüfung und Abstimmung ist eine zeitnahe und wirtschaftliche Errichtung von Freiflächen-Photovoltaikanlagen in den Gemeinden Gillenbeuren, Weiler und Wollmerath möglich.

Für die Umsetzung sind vorab jedoch die bauplanungsrechtlichen Voraussetzungen durch Aufstellung entsprechender Bebauungspläne zu schaffen.

Demzufolge haben die Gemeinderäte Gillenbeuren, Weiler und Wollmerath jeweils beschlossen einen Bebauungsplan „Freiflächen-Photovoltaikanlage“ aufzustellen. Im Rahmen der frühzeitigen Beteiligung nach § 4 Abs. 1 BauGB haben die beteiligten Träger öffentlicher Belange folgende Untersuchungen und Gutachten gefordert, die durchzuführen sind:

Gemäß Nutzungsvertrag übernimmt die Vulkanenergie Ulmen AöR als Vorhabenträger sämtliche Planungskosten für die Aufstellung der Bebauungspläne. Für die geforderten Untersuchungen und Gutachten sind nun Angebote einzuholen. Im Sinne einer zeitnahen Beauftragung soll der Vorstand der Vulkanenergie Ulmen AöR ermächtigt werden, die jeweiligen Aufträge an die wirtschaftlich mindestbietende Firma zu erteilen.

Haushaltsrechtliche Beurteilung:

Im Wirtschaftsplan der Vulkanenergie Ulmen AöR für das Jahr 2026 sind entsprechende Mittel zu berücksichtigen.

Beschluss:

Der Verwaltungsrat der Vulkanenergie Ulmen AöR beschließt, dass Angebote für die im Rahmen der frühzeitigen Beteiligung gem. § 4 Abs. 1 BauGB geforderten Gutachten und Untersuchungen eingeholt werden. Weiterhin wird der Vorstand ermächtigt, die jeweiligen Aufträge an die wirtschaftlich mindestbietende Firma zu vergeben.

Abstimmungsergebnis:

Ja 18 Nein 0 Enthaltung 0 Befangen 0

TOP 7: Beanstandungen im Rahmen der Rechnungsprüfung

Nachdem das Rechnungsprüfungsamt der Kreisverwaltung die Prüfung der Jahre 2018 bis 2022 in diesem Jahr abgeschlossen hat, wurden uns die endgültigen Prüfberichte vorgelegt. Die in einer separaten Liste aufgeführten Prüfungsbeanstandungen wurden unsererseits bereits kommentiert bzw. soweit wie möglich ausgeräumt.

Der Prüfbericht der Anstalt des öffentlichen Rechts „Vulkanenergie Ulmen“, sowie unsere Rückmeldung zu den einzelnen Beanstandungen an die Kreisverwaltung wird dem Verwaltungsrat zur Kenntnisnahme vorgelegt.

Der Verwaltungsratsvorsitzende teilt hierzu mit, dass mit dem Steuerbüro geklärt werden soll, ob ein Verwaltungskostenbeitrag sinnvoll wäre.

TOP 8: Mitteilungen

Es wurden keine Mitteilungen bekannt gegeben.

Nicht öffentlicher Teil

TOP 9: Vertragsangelegenheit

Der Verwaltungsrat hat über eine Vertragsangelegenheit beraten und beschlossen.

TOP 10: Mitteilungen

-Informationen zu Freiflächen-Photovoltaikanlagen