Interkommunale Verwaltungsvereinbarung zur Zusammenarbeit der Verbandsgemeinden im Landkreis Trier-Saarburg

Die Aufgaben, die sich aus der kommunalen Verwaltung ergeben, werden komplexer und erfordern zunehmend kreative Lösungen. Vernetzung und Kooperationen können hierfür zentrale Instrumente sein. Anfang März trafen sich die Büroleiter und die EDV-Administratoren aller Verbandsgemeinden des Landkreises Trier-Saarburg, um sich zum Thema „ gegenseitige Hilfe und Unterstützung im Falle eines erfolgreichen Cyber-Angriffes, eines ungewöhnlichen Naturereignisses oder einer sonstigen Katastrophe mit Ausfall der EDV-Systeme“ auszutauschen. Hintergrund waren erfolgreiche Angriffe auf die EDV-Infrastruktur verschiedener rheinland-pfälzischer Verwaltungen sowie der Brand des Verwaltungsgebäudes 2018 in Saarburg.

Fachlich bgeleitet wurde die Veranstaltung von der SECURiON Rheinland-Pfalz GmbH. Das Unternehmen ist eine Beratungsgesellschaft der kommunalen Spitzenverbände Rheinland-Pfalz und unterstützt Verwaltungen zu Fragen der Informationssicherheit und des Datenschutzes.

Das unkomplizierte Erstellen, Abrufen, Verarbeiten oder Austauschen von Daten, unabhängig vom Arbeitsort, führt zwar grundsätzlich zu mehr Funktionalität, Flexibilität sowie einer höheren Produktivität in den Verwaltungsabläufen. Je digitaler eine Verwaltung jedoch ausgerichtet ist, um so abhängiger ist sie jedoch von jederzeit funktionierenden EDV-Systemen.

Neben erhöhten Anforderungen an die Sicherheit wurde im Rahmen des Treffens daher die Frage gestellt, was passiert, wenn die digitale Infrastruktur einer Verwaltung nicht mehr funktionsfähig ist.

Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer waren sich schnell darüber einig, dass man sich in einem solchen Fall gegenseitig unterstützt und die betroffene Verwaltung Hilfe durch die anderen erhält.

Diese gegenseitige Hilfe wurde nun in einer interkommunalen Verwaltungsvereinbarung schriftlich festgehalten und vergangene Woche durch Bürgermeisterinnen und Bürgermeister der Verbandsgemeinden des Landkreises unterzeichnet.

Die Vereinbarung dokumentiert zum einen, dass man sich der Gefahr eines Ausfalls der EDV-Infrastruktur bewusst ist und zum anderen, dass die Verbandsgemeinden innerhalb des Landkreises Trier-Saarburg in einem solchen Fall zusammenstehen und bereit sind, sich gegenseitig Hilfe zu gewähren. Dadurch kann effektivere und schnellere Unterstützung geleistet werden und für erforderliche Rücksprachen und Abstimmungen ist der notwendige Rahmen gesteckt.

Die Vereinbarung enthält folgende Schwerpunkte:

a) Leistungen für Bürgerinnen und Bürger

Von Anfang an war klar, dass es insbesondere Lösungen im Ausweis- und Meldewesen sowie im Standesamtswesen geben muss. Diese Leistungen müssen unverzüglich erbracht werden können. Dies ist möglich, da alle Meldedaten in Rheinland-Pfalz zentralisiert vorgehalten werden und durch ein landesweit einheitliches Programm genutzt werden. Somit können die Dienstleistungen im Ausweis- und Meldewesen sowie im Standesamtswesen auch an anderen Standorten angeboten werden. Daraus folgend wurde vereinbart, dass diese Leistungen in einer Nachbarverbandsgemeinde erbracht werden, bis das System der betroffenen Verbandsgemeinde wiederhergestellt ist.

Aufgrund der örtlichen Nähe, wurden Paare gebildet, welche die Leistungen am Standort der jeweils anderen Verwaltung im Notfall erbringen. So werden an Standorten der VG Hermeskeil und VG Ruwer, der VG Konz und VG Saarburg-Kell sowie der VG Trier-Land und VG Schweich gegenseitig diese Leistung erbracht. Eine zeitnahe Wiederherstellung der Leistungen im Bereich Bürgerdienste ist somit sichergestellt.

b) Technische Unterstützung

Im Notfall sollen alle anderen Verbandsgemeinden die betroffene Verwaltung kurzfristig im Rahmen ihrer personellen und technischen Möglichkeiten unterstützen. Bei Bedarf werden Mitarbeiter der anderen Verwaltungen in die betroffene Verwaltung zur temporären Unterstützung entsandt.

c) Zahlungsverkehr

Damit Firmen und Lieferanten nach Ausfall des EDV-Systems einer Verbandsgemeinde, nicht auf den Ausgleich ihrer Rechnungen warten müssen, wird bei einer benachbarten Verwaltung die vorübergehende Zahlbarmachung dieser Rechnungen eingerichtet. Die betroffene Verwaltung wird ihre eigenen Konten verwalten. Die Geldmittel der unterstützenden Verwaltung werden dadurch nicht tangiert.

Zusammenfassend ist die interkommunale Verwaltungsvereinbarung ein Beispiel dafür, dass sich zahlreiche kommunale Aufgaben in partnerschaftlicher Zusammenarbeit besser lösen lassen, als bei einer Aufgabenerfüllung durch einzelne Kommunen. Gleichzeitig bleiben die Eigenständigkeit und Identität der einzelnen Kommunen sowie die Identifizierung der Bürgerinnen und Bürger mit „ihrer“ Kommune gewahrt. Durch die Zusammenarbeit wird die Sicherstellung der Leistungserbringung trotz Fachkräftemangels mit Effizienzgewinnen und der Aufrechterhaltung einer hohen Servicequalität sowie die Bürgernähe unterstützt. Ohne Mehrkosten können sich die Verwaltungen auf die Herausforderungen der Zukunft einstellen und verantwortungsvoll im Rahmen ihrer Möglichkeiten vorbereiten.

Diese Vereinbarung stellt einen erster Schritt dar, um künftig Synergieeffekte durch gemeinsame Projekte zu generieren. Alle Verbandsgemeinden haben ähnliche Probleme, die gemeinsam angegangen werden können.