Abteilung für städtische Digitalisierung stellt ersten Jahresbericht vor

Seit Juli 2021 gibt es in der Stadtverwaltung Kelsterbach eine Abteilung, die sich um alles rund um die Digitalisierung kümmert. Den Beginn machte Ramona Krieger bereits im Mai 2021, als sie vom vhw Bundesverband zur Digitalisierungsbeauftragten zertifiziert wurde. In der Folge wurden aus verschiedenen Bereichen der Verwaltung Digitalisierungslotsinnen und -lotsen geworben, die die Schnittstelle zwischen städtischen Teams und Ressorts abbilden. Die Stadt ließ sich im Weiteren durch die ekom21, ein hessisches IT-Dienstleistungsunternehmen für Kommunen, beraten und erarbeitete gemeinsam einen Programmauftrag. Dieser wurde der Grundstein für das Programm #Godigital, der Digitalisierungsstrategie der Stadtverwaltung, die seit Februar 2022 läuft. Das Programm wird stetig durch das hierfür gebildete Programmteam überarbeitet und weiterentwickelt.

Das Programmteam #GoDigital besteht aus einem Leitungsteam, den Digitalisierungslotsinnen und -lotsen sowie dem IT-Sicherheitsbeauftragten, dem Datenschutzbeauftragten und der Personalvertretung. Das Team tauscht sich regelmäßig aus und berücksichtigt dabei Anforderungen und Möglichkeiten innerhalb der Verwaltung.

Da die Digitalisierung einer bis dato papiergestützten Verwaltung sehr umfangreich ist, wurde eine weitere Mitarbeiterin eingestellt, die zusammen mit der Digitalisierungsbeauftragten nun die Abteilung eGovernement & Digitalisierung im Rathaus bildet. Zusammen erarbeiten Ramona Krieger und Xenia Lämmle Wege, um die Anforderungen an eine moderne Verwaltung, wie die Bereitstellung von Online-Anträgen, zeitnah und gründlich umzusetzen.

Bereits umgesetzte Projekte

Hierbei erarbeitete das Team eine Priorisierungsliste, die zwischen für den Bürger von hohem Interesse, der Höhe der Fallzahlen oder auch der Prozessgestaltung unterscheidet. Davon ausgehend wurden Ressorts ausgewählt, die vorrangig digitalisiert werden sollten. Diese sind das Bürgerbüro, das Gewerbe- und Ordnungsamt sowie die Kämmerei.

Für die Jahre 2023 und 2024 sind weitere Ressorts zur Digitalisierung ausgewählt. Dazu gehören die Ressorts Schule, Soziales, Familie und Integration, Bauen, Planen und Umwelt, die Zentrale Steuerung und die Innere Organisation. Die Digitalisierungsstrategie ist dabei nicht statisch, sondern ein Prozess, der jährlich begutachtet und nachjustiert wird. So wurden bisher 176 Prozesse in der gesamten Verwaltung identifiziert, von denen im Jahr 2022 bereits 64 bearbeitet wurden. Auf der Website der Stadt findet man sie unter der Rubrik „e-Services“.

In diesem Onlinedienstleistungskatalog finden sich beispielsweise Anträge für einen Bewohnerparkausweis, einen Hauswasseranschluss oder die Ausstellung eines Kinderausweises. Aber auch das digitale Fundbüro oder eine Anmeldung für die Musikschule können Bürgerinnen und Bürger hierüber nutzen.

Seit Juli 2022 beschäftigt sich das Digitalisierungsteam auch mit der Einführung der e-Akte und eines elektronischen Posteingangs. Diese Aufgabe gestaltet sich jedoch schwierig. Nach ersten Schulungen wurde ein Gesamtaktenplan für die komplette Verwaltung entworfen, der mit jedem Team im Rathaus in Einzelgesprächen besprochen und ergänzt werden musste. Der geplante Abschluss des Projekts e-Akte ist nun für Dezember 2023 vorgesehen.

Und auch vor der interkommunalen Zusammenarbeit (IKZ) macht die Digitalisierung keinen Halt. Hier sind es vor allem Erfahrungsaustausche der IKZ-Stammgruppe, die sich für den Bereich eGovernement drei bis viermal im Jahr trifft. Hierbei war die Stadt Kelsterbach Vorreiter für die Erstellung der Digitalisierungsstrategie und konnte den Kollegen und Kolleginnen aus dem Kreis Input und somit wichtige Hinweise geben.

Ausblick 2023

Für das Jahr 2023 hat sich das Team Digitalisierung viel vorgenommen. Weitere Onlineprozesse sollen gemäß dem Onlinezugangsgesetz umgesetzt werden, bestehende Prozesse weiter optimiert, die Digitalisierungsstrategie stetig überarbeitet, die digitale Kindergartenverwaltung sowie die Wohnungsverwaltung finalisiert und veröffentlicht, die eAkte eingeführt und schließlich eine Land- und Gebäudemanagementsoftware (LuGM), ein Reservierungstool für städtische Räumlichkeiten (Kommsoft) sowie ein digitales Baugenehmigungsverfahren (XPlanung und XBau) eingeführt werden. (ana)