Stellenausschreibung VG Vorzimmer

Der Verbandsgemeinde Rhein-Selz gehören die Städte Nierstein und Oppenheim sowie 18 eigenständige Ortsgemeinden an. Der Verwaltungssitz ist in der Stadt Oppenheim. Die VG Rhein-Selz ist die einwohnerstärkste Verbandsgemeinde in Rheinland-Pfalz.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur Komplettierung des Zweier-Teams für das Vorzimmer des Bürgermeisters eine

Assistenz (m/w/d)

für den Bürgermeister und die Verwaltungsspitze

unbefristet mit Teilzeitbeschäftigung (bis zu 30 Std./Woche)

Es handelt sich um eine Stelle im Fachbereich 1 - Zentrale Dienste.

Ihre Aufgaben:

Das Team des Vorzimmers ist die „Visitenkarte“ des Bürgermeisters und der Verwaltungsspitze und ist erste Kontakt- und Anlaufstelle für Bürgerinnen und Bürger mit entsprechenden Anliegen. Es empfängt Besucher und Gäste.
Das Vorzimmer hat alle öffentlichen Termine des Bürgermeisters im Blick und unterstützt bei der Koordination und der Vorbereitung. Auch bei der Vorbereitung von Sitzungen und größeren Besprechungen mit Externen hilft das Team bei der Vorbereitung.
Das Team stellt sicher, dass an den Bürgermeister gerichtete Anliegen von Bürgerinnen und Bürgern oder öffentlichen Stellen termingerecht beantwortet werden.
Das Vorzimmer kümmert sich um Ehrungen, Jubiläen, Geburtstage, Glückwünsche und besondere Ereignisse und bereitet diese vor.
Auch die Organisation von Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, hausinternen Vernissagen obliegt dem Team des Vorzimmers.
Es stellt den Stadt- und Ortsbürgermeistern auf Anfrage Informationen zur Verfügung und erstellt Serienbriefe in deren Auftrag.
Darüber hinaus hat das Vorzimmer weitere administrative Aufgaben, wie zum Beispiel die Kontaktverwaltung und die Schlüssel- und Zutrittsverwaltung.

Ihr Profil:

Teamfähigkeit und Organisationstalent sind für die Sicherstellung der verlässlichen Aufgabenwahrnehmung des Vorzimmers essentiell.
Ebenso wird ein gewisses Maß an Flexibilität gefordert, da Veranstaltungen und Sitzungen in die Abendstunden fallen können und auch in der Urlaubszeit die Besetzung des Vorzimmers zu den üblichen Bürozeiten gewährleistet sein sollte.
Aufgrund der engen Zusammenarbeit mit dem Bürgermeister und der Verwaltungsspitze ist ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit vorausgesetzt. Der damit verbundenen Verantwortung müssen Sie sich bewusst sein.
Als erste Kontakt- und Anlaufstelle ist sicheres, freundliches und dienstleistungsorientiertes Auftreten auch in Stresssituationen eine Selbstverständlichkeit.
Organisationstalent, selbstständiges und zielorientiertes Arbeiten sowie sehr gutes Ausdrucksvermögen in Wort und Schrift werden vorausgesetzt.
Ebenso die dafür notwendigen sehr guten Kenntnisse in MS Office und üblichen Büroanwendungen.
Des Weiteren ist Erfahrung im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit wünschenswert.

Was wir Ihnen bieten:

Wir bieten Entgelt nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Wir fördern die Gleichstellung nach § 7 Landesgleichstellungsgesetz. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen sind gerne erwünscht.

Sie sind interessiert?

Digitale Bewerbungen mit aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen werden unter Angabe der Kennziffer 1V bis zum 18.10.2023 erbeten an:

bewerbung@vg-rhein-selz.de

Ihre Daten werden bei der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verwendet. Diesbezügliche Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutzgrundverordnung finden Sie auf der Homepage der VG Rhein-Selz unter: https://www.vg-rhein-selz.de/rathaus-politik/karriere/datenschutzinformation

Nähere Infos zur Verbandsgemeinde Rhein-Selz unter

www.VG-Rhein-Selz.de