Niederschrift über die 1. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses der Verbandsgemeinde Wöllstein

am Dienstag, 13.05.2025 im großen Sitzungssaal der VG Wöllstein, Bahnhofstraße 10, 55597 Wöllstein

Beginn: 17:00 Uhr

Ende: 18:30 Uhr

Anwesende: siehe Anwesenheitsliste

Vorsitzender: Stephan Hahn

Schriftführer: Werkleiter Patrick Mayer

Tagesordnung

I. Öffentlicher Teil

Bürgermeister Rocker begrüßt die Anwesenden zur ersten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschuss der Verbandsgemeinde Wöllstein.

Es handelt sich um eine konstituierte Sitzung nach den Kommunalwahlen, daher wird die Sitzung mit der Wahl eines/einer Vorsitzenden beginnen.

Auf die Belehrung in Bezug auf die Rechte und Pflichten wird verzichtet weil diese den Anwesenden bekannt sind, mit mündlicher Zustimmung wird dies bestätigt.

Besonders begrüßt Bürgermeister Rocker die WVR Vertreter Herr Philpp Held (Prokurist), Frau Heike Willius (Leiterin Rechnungswesen) sowie Herr Carsten Keuter (Controlling).

Nach der Begrüßung erwähnt Bürgermeister Rocker, dass der Rechnungsprüfungsausschuss die Buchhaltung des Eigenbetriebes Wasserwerk nicht zwingend prüfen muss. Gemäß Rechtsvorschrift genügt die Hauptprüfung durch die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (in 2023 und Vorjahre durch die Mittelrheinische Treuhand, Koblenz). Diese Information wird im Nichtöffentlichen Teil final besprochen.

Es gibt keine Einwände zur form- und fristgerechten Einladung.

TOP 1

Wahl eines/Vorsitzenden

Bürgermeister Rocker übernimmt die Aufgabe des Wahlvorsitzenden.

Es gibt keine Einwände für die Abstimmung per Handzeichen.

Vorschlag Stephan Hahn wird einstimmig wiedergewählt.

Stephan Hahn übernimmt den Vorsitz und bedankt sich für das Vertrauen.

Er schlägt die Wahl eines Stellvertreters vor, dieser Vorschlag trifft auf Zustimmung.

Vorschlag Dr. Rolf Pietrowski wird einstimmig mit einer Enthaltung gewählt.

TOP 2

Zwischenbericht Wasserwerk zum 31.08.2024

-zur Kenntnis-

Rückfragen werden von Werkleiter Mayer beantwortet.

TOP 3

Abschlussbesprechung des Prüfberichtes zum Jahresabschluss 2023

Wasserwerk der Verbandsgemeinde Wöllstein

Den Mitgliedern des Rechnungsprüfungsausschusses lagen die Prüfberichte der Mittelrheinischen Treuhand inkl. Lagebericht und Bestätigungsvermerk zur Durchsicht und Kontrolle rechtzeitig vor.

Frau Heike Willius gibt stichpunktweise Auskünfte über einzelne Erlöse und Aufwendungen in 2023. Rückfragen werden unmittelbar beantwortet.

Unter anderem möchte ein Ausschussmitglied wissen ob eine Vier-Augen Prüfung beim Rechnungseingang statt findet. Werkleiter Mayer und Frau Willius erklären den Prozess der Rechnungseingangsprüfung. Es gibt Belege die direkt bei WVR eingehen oder betriebsintern fakturiert werden sowie Belege die über die VG an die WVR zur Zahlung weitergeleitet werden.

Werkleiter Mayer ergänzt, dass nur sehr wenige Belege direkt von der VG Kasse überwiesen werden.

Die Anwesenden wünschen sich zur Vereinfachung des Prozesses, dass so viele Belege wie möglich über das Eigenbetriebkonto Wasserwerk bei der WVR gebucht wird.

Unter anderem bei den Mieten und Pachten besteht in der Hinsicht optimierungspotenzial.

In Bezug auf die verspätete Erstellung des Jahresabschluss 2023 gibt Werkleiter Mayer entsprechend Auskünfte. Unter anderem haben mehrere relevante Buchungszahlen aus anderen Fachbereichen der VG gefehlt die der Werkleiter trotz mehrfacher Erinnerung nicht zeitnah erhalten habe.

Ein softwaretechnisches Problem konnte bis heute nicht final gelöst werden und auch andere Buchungsvorgänge seien für das Wasserwerk nicht priorisiert behandelt worden.

Werkleiter Mayer prognotiziert auch für den Jahresabschluss 2024 eine verspätete Abgabe aus den gleichen Gründen.

TOP 4

Beratung über die Durchführung der Rechnungsprüfung 2023 Festlegung von Prüfungsfelder

Die Anwesenden verzichten auf die Belegprüfung und folglich entfällt die Festlegung von Prüfungsfeldern, u.a. weil alle offenen Fragen im Rahmen der Sitzung durch die Werkleitung und WVR Vertreter geklärt werden konnten.

Eine Belegprüfung ist grundsätzlich im Nichtöffentlichen Teil vorzunehmen, aufgrund des Wegfalls entfällt dieser.

TOP 5 – neu-

Verschiedenes

Bürgermeister Rocker hat in seiner Begrüßung bereits darauf hingewiesen, dass der Rechnungsprüfungsausschuss den Eigentrieb Wasserwerk nicht zwingend prüfen muss.

Nach kurzer Diskussion entscheiden sich die Anwesenden dennoch dafür den Eigenbetrieb Wasserwerk auch in Zukunft prüfen zu wollen.

Auch wenn auf eine Belegprüfung verzichtet würde, sind die gestellten Fragen sehr aufschlussreich und informativ.

Keine weiteren Mitteilungen und Anfragen

Unterschriften: